Hva er de forskjellige metodene for å legge ut til Ledgers?

Postering til reskontro er den regnskapsmessige aktiviteten der regnskapsførere registrerer forretningstransaksjoner i selskapets økonomiske bøker. I virkeligheten er det ikke mange forskjellige måter å bokføre transaksjoner på. Alle metodene gjør egentlig det samme, selv om det skriftlige formatet kan være litt annerledes. Bruken av elektronisk regnskapsprogramvare har ofte forskjellige metoder for å legge ut til hovedbøker, selv om den største forskjellen ligger i hvordan en regnskapsfører gjør det og ikke i sluttresultatet. Nøyaktige regnskapstransaksjoner er en av de viktigste ryggradene i et regnskapsinformasjonssystem.

Den klassiske metoden for å legge ut til hovedbøker er å lage en håndskrevet journalpost. I alle journalposter kommer debet først - øverst i oppføringen - med studiepoeng på andreplass. Journaloppføringen trenger en dato, kontonummer og navn for både debet- og kredittlinjer og et dollartall for hver debet og kredit. En kort beskrivelse kommer under den siste kredittgrensen på oppføringen. Når den er skrevet på egen hånd, oppdaterer en regnskapsfører hver konto for dollarbeløpene i oppføringen, og håndskriver oppføringen til regnskapsbøkene i et manuelt regnskapssystem.

Manuelle regnskapssystemer er ofte slitsomme å oppdatere når du legger ut til hovedbokene. Tradisjonelt vil et selskap ha mange forskjellige papirregister og tidsskrifter i systemet. Regnskapsførere må finne de nødvendige bøkene og deretter skrive oppføringen til hver enkelt på en tydelig og nøyaktig måte. I dag kan et manuelt regnskapssystem referere til en serie regneark som ikke har et enkelt dataregistreringspunkt, for eksempel regnskapsprogramvare. Regneark kan også være vanskelig å vedlikeholde manuelt.

Det kan virke lettere å bruke regnskapsprogramvare for å vedlikeholde et selskaps bøker når du legger ut til hovedbokene. Et skjermbilde for journalpost er tilgjengelig for de fleste systemer og krever samme grunnleggende informasjon som en manuell journalpost, dato, kontonummer og navn for både debet- og kredittlinjer og et dollartall for hver debet og kreditering. Et stort spørsmål kommer imidlertid fra unøyaktige data som er lagt inn i regnskapssystemet. Det finnes ingen fysiske hovedbøker eller tidsskrifter, så feil må spores elektronisk og korrigeres ved hjelp av systemet. Det er ingen enkel slette- og omskrivingsprosedyre i mange tilfeller, noe som kan gjøre store korreksjoner vanskelig å fullføre.

De fleste regnskapssystemer fungerer etter en evigvarende metode. Hver regnskapstransaksjon går inn i journalene og hovedbøkene når de oppstår. Det er derfor en av de vanligste regnskapsoppgavene å legge ut til hovedbøkene. Store organisasjoner kan ha hundrevis - til og med tusenvis - månedlige transaksjoner. Internkontroll må være på plass for å sikre at nøyaktige og relevante transaksjoner blir registrert på en rettidig måte.