Jaké jsou různé způsoby účtování do účetních knih?
Účtování do účetních knih je účetní činnost, ve které účetní zaznamenávají obchodní transakce do finančních knih společnosti. Ve skutečnosti není mnoho různých způsobů účtování transakcí. Všechny metody v zásadě dělají totéž, i když psaný formát se může trochu lišit. Použití softwaru elektronického účetnictví má často různé metody účtování do účetních knih, ačkoli největší rozdíl spočívá v tom, jak to účetní provádí, a nikoli v konečném výsledku. Přesné účetní transakce jsou jednou z hlavních páteří účetního informačního systému.
Klasickým způsobem účtování do účetních knih je vytvoření ručně psaného deníku. Ve všech zápisech do deníku jsou platby na prvním místě - v horní části - s kredity na druhém místě. Záznam v deníku potřebuje datum, číslo účtu a název pro debetní i kreditní linku a pro každý debet a kredit jeden dolar. Stručný popis se nachází pod posledním kreditním limitem v záznamu. Jakmile je účetní zapsán samostatně, aktualizuje každý účet o částky dolaru v zápisu a ručně zapsá zápis do účetních knih v manuálním účetním systému.
Manuální účetní systémy se často zdlouhavě aktualizují při účtování na účetní knihy. Tradičně by společnost měla v systému mnoho různých papírových knih a časopisů. Účetní by museli najít potřebné knihy a poté do každé z nich jasně a přesně zapsat záznam. Dnes se ruční účetní systém může odkazovat na řadu tabulek, které nemají jediný vstupní bod, jako je účetní software. Tabulky lze také obtížně udržovat ručně.
Používání účetního softwaru k vedení firemních knih se může zdát snadnější při účtování do účetních knih. Obrazovka pro zápis do deníku je k dispozici pro většinu systémů a vyžaduje stejné základní informace jako pro ruční zápis do deníku, datum, číslo účtu a název jak pro debetní, tak kreditní linku a pro každý debet a kredit jeden dolar. Hlavní problém však pochází z nepřesných údajů zadaných do účetního systému. Neexistují žádné fyzické knihy nebo časopisy, takže chyby musí být sledovány elektronicky a opravovány pomocí systému. V mnoha případech neexistuje jednoduchý postup pro mazání a přepisování, což může komplikovat provedení velkých oprav.
Většina účetních systémů pracuje na trvalou metodu. Každá účetní transakce jde do deníků a účetních knih tak, jak k nim dochází. Účtování do účetních knih je proto jedním z nejčastějších účetních úkolů. Velké organizace mohou mít stovky až tisíce měsíčních transakcí. Musí být zavedeny vnitřní kontroly, aby bylo zajištěno včasné zaznamenání přesných a příslušných transakcí.