Quali sono i diversi metodi di registrazione nei registri?
La registrazione nei libri contabili è l'attività contabile in cui i contabili registrano le transazioni commerciali nei libri finanziari di un'azienda. In realtà, non ci sono molti modi diversi per registrare le transazioni contabili. Tutti i metodi essenzialmente fanno la stessa cosa, sebbene il formato scritto possa essere leggermente diverso. L'uso del software di contabilità elettronica ha spesso diversi metodi di registrazione nei registri, sebbene la differenza più grande risieda nel modo in cui lo fa un contabile e non nel risultato finale. Transazioni contabili accurate sono una delle principali basi di un sistema informativo contabile.
Il metodo classico di registrazione nei registri è creare una registrazione a giornale scritta a mano. In tutte le voci del diario, i debiti vengono prima - nella parte superiore della voce - con i crediti che arrivano al secondo posto. La registrazione prima nota richiede una data, un numero di conto e un nome per entrambe le linee di debito e credito e una cifra in dollari per ciascun debito e credito. Una breve descrizione si trova sotto l'ultima linea di credito della voce. Una volta scritto da solo, un contabile aggiorna ogni conto per gli importi in dollari nella voce, scrivendo a mano la voce nei libri contabili in un sistema di contabilità manuale.
I sistemi di contabilità manuale sono spesso noiosi da aggiornare quando si pubblicano nei registri. Tradizionalmente, una società avrebbe molti registri e giornali di carta diversi nel sistema. I contabili dovrebbero trovare i libri necessari e quindi scrivere la voce in ciascuno in modo chiaro e preciso. Oggi, un sistema di contabilità manuale può fare riferimento a una serie di fogli di calcolo che non hanno un singolo punto di inserimento dati, come il software di contabilità. I fogli di calcolo possono anche essere difficili da mantenere manualmente.
L'uso di software di contabilità per conservare i libri di un'azienda può sembrare più facile da gestire quando si pubblicano libri contabili. Una schermata di registrazione prima nota è disponibile per la maggior parte dei sistemi e richiede le stesse informazioni di base di una registrazione prima nota manuale, la data, il numero di conto e il nome per entrambe le linee di debito e credito e una cifra in dollari per ciascun debito e credito. Un grosso problema, tuttavia, deriva da dati imprecisi inseriti nel sistema contabile. Non esistono registri o registri fisici, quindi gli errori devono essere monitorati elettronicamente e corretti utilizzando il sistema. In molti casi non esiste una semplice procedura di cancellazione e riscrittura, che può rendere difficile il completamento di correzioni importanti.
La maggior parte dei sistemi contabili funziona secondo un metodo perpetuo. Ogni transazione contabile viene inserita nelle riviste e nei registri non appena si verificano. La registrazione nei libri contabili, quindi, è una delle attività contabili più comuni. Le grandi organizzazioni possono avere centinaia - persino migliaia - di transazioni mensili. I controlli interni devono essere in atto per garantire che le transazioni accurate e pertinenti vengano registrate in modo tempestivo.