Jakie są różne metody księgowania w księgach rachunkowych?
Księgowanie do ksiąg rachunkowych to czynność księgowa, w której księgowi rejestrują transakcje biznesowe w księgach finansowych firmy. W rzeczywistości nie ma wielu różnych sposobów księgowania transakcji księgowych. Wszystkie metody w zasadzie robią to samo, chociaż zapisany format może być nieco inny. W oprogramowaniu do księgowości elektronicznej często stosuje się różne metody księgowania do ksiąg rachunkowych, chociaż największa różnica polega na tym, jak robi to księgowy, a nie na wyniku końcowym. Dokładne transakcje księgowe są jednym z głównych kręgów systemu informacji księgowej.
Klasyczna metoda księgowania w księgach polega na utworzeniu odręcznego wpisu do dziennika. We wszystkich pozycjach dziennika debety są na pierwszym miejscu - na górze pozycji - na drugim miejscu są kredyty. Wpis do dziennika wymaga daty, numeru konta i nazwy dla linii debetowych i kredytowych oraz kwoty w dolarach dla każdego debetu i kredytu. Krótki opis znajduje się pod ostatnią linią kredytową przy wejściu. Po samodzielnym napisaniu księgowy aktualizuje każde konto o kwoty w dolarach we wpisie, odręcznie wpis w księgach rachunkowych w ręcznym systemie księgowym.
Ręczne systemy księgowe są często uciążliwe do aktualizacji podczas księgowania w księgach rachunkowych. Tradycyjnie firma miałaby w systemie wiele różnych ksiąg papierowych i dzienników. Księgowi musieliby znaleźć niezbędne książki, a następnie napisać wpis w każdej z nich w jasny i dokładny sposób. Obecnie ręczny system księgowy może odnosić się do szeregu arkuszy kalkulacyjnych, które nie mają pojedynczego punktu wprowadzania danych, takich jak oprogramowanie księgowe. Arkusze kalkulacyjne mogą być również trudne do utrzymania ręcznie.
Używanie oprogramowania księgowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych firmy może wydawać się łatwiejsze w utrzymaniu podczas księgowania w księgach rachunkowych. Ekran zapisu do dziennika jest dostępny dla większości systemów i wymaga takich samych podstawowych informacji, jak ręczny zapis do dziennika, data, numer konta i nazwa zarówno linii debetowej i kredytowej, jak i kwota w dolarach dla każdego debetu i kredytu. Poważny problem wiąże się jednak z niedokładnymi danymi wprowadzonymi do systemu księgowego. Nie istnieją fizyczne księgi ani dzienniki, więc błędy należy śledzić elektronicznie i korygować za pomocą systemu. W wielu przypadkach nie ma prostej procedury usuwania i przepisywania, co może utrudnić wykonanie poważnych korekt.
Większość systemów księgowych działa w oparciu o metodę wieczystą. Każda transakcja księgowa przechodzi do dzienników i ksiąg rachunkowych w momencie ich wystąpienia. Dlatego księgowanie w księgach rachunkowych jest jednym z najczęstszych zadań księgowych. Duże organizacje mogą mieć setki - a nawet tysiące - miesięcznych transakcji. Należy wprowadzić kontrole wewnętrzne, aby zapewnić terminowe i dokładne rejestrowanie odpowiednich i odpowiednich transakcji.