Wat zijn de verschillende methoden voor Total Asset Management?
Totaal vermogensbeheer is een bedrijfsactiviteit die zowel boekhoudkundige als fysieke activiteiten omvat. Bedrijven hebben vaak verschillende - hoewel soms vergelijkbare - methoden voor het beheer van de activa die nodig zijn om het bedrijf te leiden. Deze methoden omvatten vaak zowel activabeheer als facility management. De eerste is gebruikelijk in profitbedrijven, terwijl de laatste meer in non-profitbedrijven voorkomt. Bedrijven kunnen beide overkoepelende methoden gebruiken om het totale activabeheer te voltooien.
Facility asset management scheidt items op activaklasse. Klassen omvatten vaak eigendommen, gebouwen en infrastructuur samen met apparatuur, voertuigen en andere items. Fysieke controle is noodzakelijk om de activa te beschermen die een bedrijf in zijn faciliteiten opslaat of gebruikt. Een bedrijf moet bijvoorbeeld activa in gebouwen en specifieke ruimtes vergrendelen. Beperking van de toegang tot de activa zorgt ervoor dat werknemers geen misbruik maken van de items waarmee een bedrijf veel geld uitgeeft om in dienst te nemen.
Het vermogensbeheer van de stichting is een heel andere methode voor totaal vermogensbeheer. Dit proces scheidt activa door de klassen van menselijke, intellectuele, politieke en financiële. Deze activa zijn zowel fysiek als immaterieel van aard. Non-profitorganisaties gebruiken dit totale vermogensbeheerproces om de scheiding tussen activa te behouden voor specifiek gebruik in verschillende filantropische activiteiten. Andere activagroepen kunnen voorkomen in non-profitorganisaties wanneer ze specifieke activadonaties van externe personen ontvangen.
Totaal activabeheer vereist ook een goede boekhouding naast de scheiding van fysieke activa. Voor elke activagroep moeten organisaties een bedrag in dollars plaatsen en opnemen in de jaarrekening. De balans behoudt meestal de dollarwaarde voor activa. Fysieke activa hebben doorgaans hun historische prijs op deze verklaring. Afhankelijk van de huidige boekhoudprincipes kan de marktwaarde van elk actief in het overzicht worden vermeld, aangezien dit de werkelijke vervangingskosten presenteert.
Een geautomatiseerd activabeheersysteem kan nodig zijn om activabestanden in het totale activabeheersproces te volgen en bij te houden. Deze systemen gebruiken vaak streepjescodes en scanapparaten om activa in het bedrijf fysiek te traceren. Elke computer die in een kantoorruimte wordt gebruikt, heeft bijvoorbeeld een streepjescode op de monitor en de toren. Periodiek scant een werknemer elke streepjescode om ervoor te zorgen dat het bedrijf alle activa op kantoor boekt. Elke fysieke activagroep heeft doorgaans zijn eigen set streepjescodes voor het volgen van activa.
Grote organisaties hebben vaak een paar werknemers die activa bijhouden. Deze personen zijn verantwoordelijk voor het volgen van fysieke en immateriële activa. Aan het einde van de inventaris van fysieke activa is afstemming met de boekhouding noodzakelijk om een nauwkeurige rapportage te garanderen.