Jakie są różne metody całkowitego zarządzania aktywami?
Zarządzanie aktywami ogółem to działalność gospodarcza, która obejmuje zarówno działalność księgową, jak i fizyczną. Firmy często mają różne - choć czasem podobne - metody zarządzania aktywami niezbędnymi do prowadzenia firmy. Metody te często obejmują zarządzanie majątkiem zakładu lub fundacji. Pierwsza z nich jest powszechna w spółkach z zyskiem, a druga bardziej w firmach non-profit. Firmy mogą zastosować jedną z nadrzędnych metod w celu pełnego zarządzania aktywami.
Zarządzanie aktywami w obiekcie rozdziela pozycje według klas aktywów. Zajęcia często obejmują nieruchomości, budynki i infrastrukturę wraz ze sprzętem, pojazdami i innymi przedmiotami. Kontrola fizyczna jest niezbędna do ochrony aktywów, które firma przechowuje lub wykorzystuje w swoich obiektach. Na przykład firma może potrzebować zablokować zasoby w budynkach i określonych pokojach. Ograniczenie dostępu do aktywów gwarantuje, że pracownicy nie nadużywają przedmiotów, za pomocą których firma wydaje duże fundusze na oddanie do użytku.
Zarządzanie aktywami fundacji to zupełnie inna metoda całkowitego zarządzania aktywami. Proces ten dzieli aktywa według klas ludzkich, intelektualnych, politycznych i finansowych. Aktywa te mają zarówno charakter fizyczny, jak i niematerialny. Firmy non-profit stosują ten proces zarządzania całym majątkiem, aby zachować separację między aktywami do określonego wykorzystania w różnych działaniach filantropijnych. Inne grupy aktywów mogą występować w organizacjach non-profit, ilekroć otrzymują określone darowizny od osób fizycznych.
Całkowite zarządzanie aktywami wymaga również odpowiedniej rachunkowości oprócz oddzielenia aktywów fizycznych. Dla każdej grupy aktywów organizacje muszą podać kwotę w dolarach i dołączyć ją do sprawozdań finansowych. Bilans zazwyczaj zachowuje wartość dolara dla aktywów. Aktywa fizyczne zazwyczaj zawierają swoją cenę historyczną zawartą w tym zestawieniu. W zależności od aktualnych zasad rachunkowości wartość rynkowa każdego składnika aktywów może znajdować się na wyciągu, ponieważ przedstawia on rzeczywisty koszt odtworzenia.
Skomputeryzowany system zarządzania aktywami może być niezbędny do śledzenia i prowadzenia rejestrów aktywów w całym procesie zarządzania aktywami. Systemy te często wykorzystują kody kreskowe i urządzenia skanujące do fizycznego śledzenia zasobów w firmie. Na przykład każdy komputer używany w przestrzeni biurowej będzie miał kod kreskowy na monitorze i wieży. Okresowo pracownik skanuje każdy kod kreskowy, aby upewnić się, że firma rozlicza wszystkie zasoby w biurze. Każda grupa zasobów fizycznych zazwyczaj ma własny zestaw kodów kreskowych do śledzenia zasobów.
Duże organizacje często zatrudniają kilku pracowników, którzy śledzą aktywa. Osoby te są odpowiedzialne za śledzenie aktywów fizycznych i niematerialnych. Pod koniec inwentaryzacji aktywów fizycznych konieczne jest uzgodnienie z księgami rachunkowymi, aby zapewnić dokładne raportowanie.