Hvad er de forskellige metoder til total kapitalforvaltning?
Total aktivadministration er en forretningsaktivitet, der inkluderer både regnskabsmæssige og fysiske aktiviteter. Virksomheder har ofte forskellige - men nogle gange lignende - metoder til styring af de aktiver, der er nødvendige for at drive virksomheden. Disse metoder inkluderer ofte enten facilitet eller fondets aktivadministration. Førstnævnte er almindelig i profitvirksomheder, mens sidstnævnte er mere i nonprofit-virksomheder. Virksomheder kan bruge en af de overordnede metoder til at gennemføre den samlede kapitalstyring.
Facilitetsadministration adskiller poster efter aktivklasse. Klasser inkluderer ofte ejendom, bygninger og infrastruktur sammen med udstyr, køretøjer og andre genstande. Fysisk kontrol er nødvendig for at beskytte de aktiver, en virksomhed gemmer eller bruger på dets faciliteter. F.eks. Kan et firma være nødt til at låse aktiver i bygninger og specifikke rum. Begrænsning af adgangen til aktiverne sikrer, at medarbejderne ikke misbruger de genstande, som en virksomhed bruger rigelige midler til at sætte i brug.
Grundlæggende kapitalforvaltning er en meget anden metode til total forvaltning af aktiver. Denne proces adskiller aktiver mellem klasserne menneskelige, intellektuelle, politiske og økonomiske. Disse aktiver er både fysiske og immaterielle. Nonprofit-virksomheder bruger denne samlede kapitalstyringsproces for at opretholde adskillelse mellem aktiver til specifik brug i forskellige filantropiske aktiviteter. Andre aktivgrupper kan forekomme i nonprofitorganisationer, når de modtager specifikke aktivdonationer fra eksterne individer.
Total aktivadministration kræver også korrekt bogføring ud over adskillelsen af fysiske aktiver. For hver aktivgruppe skal organisationer placere et dollarbeløb og inkludere dem i årsregnskabet. Balancen bevarer typisk dollarværdien for aktiver. Fysiske aktiver inkluderer typisk deres historiske pris inkluderet i denne erklæring. Afhængigt af de aktuelle regnskabsprincipper kan markedsværdien af hvert aktiv være i opgørelsen, da dette viser de faktiske udskiftningsomkostninger.
Et edb-styret aktivstyringssystem kan være nødvendigt for at spore og vedligeholde aktivregistreringer i den samlede aktivadministrationsproces. Disse systemer bruger ofte stregkoder og scanningsenheder til fysisk at spore aktiver i virksomheden. For eksempel vil hver computer, der bruges i et kontor, have en stregkode på skærmen og tårnet. Regelmæssigt scanner en medarbejder hver stregkode for at sikre, at virksomheden regnskaber for alle aktiver på kontoret. Hver fysiske aktivgruppe har typisk sit eget sæt stregkoder til sporing af aktiver.
Store organisationer har ofte et par ansatte, der sporer aktiver. Disse personer er ansvarlige for at spore fysiske og immaterielle aktiver. Ved afslutningen af den fysiske aktivbeholdning er det nødvendigt at afstemme med regnskabsbøgerne for at sikre nøjagtig rapportering.