Jaké jsou různé metody správy celkových aktiv?

Celková správa aktiv je obchodní činnost, která zahrnuje účetní i fyzické činnosti. Společnosti často mají různé - i když někdy podobné - metody pro správu aktiv nezbytných pro řízení společnosti. Tyto metody často zahrnují správu zařízení nebo nadačních aktiv. První z nich je běžný u ziskových společností, zatímco druhý je spíše u neziskových společností. Podniky mohou použít k překonání celkové správy aktiv buď zastřešující metodu.

Správa aktiv zařízení odděluje položky podle třídy aktiv. Třídy často zahrnují majetek, budovy a infrastrukturu spolu se zařízením, vozidly a dalšími předměty. Fyzická kontrola je nezbytná k ochraně aktiv, které společnost ukládá nebo používá ve svých zařízeních. Například společnost může potřebovat uzamknout aktiva v budovách a konkrétních místnostech. Omezení přístupu k aktivům zajistí, aby zaměstnanci nezneužívali položky, kterými společnost vynakládá velké prostředky na uvedení do provozu.

Správa nadačních aktiv je velmi odlišná metoda celkové správy aktiv. Tento proces odděluje aktiva podle tříd lidských, intelektuálních, politických a finančních. Tato aktiva jsou jak fyzická, tak nehmotná. Neziskové společnosti využívají tento celkový proces správy aktiv k udržení oddělení mezi aktivy pro konkrétní použití v různých filantropických činnostech. Jiné skupiny aktiv se mohou objevit v neziskových organizacích, kdykoli obdrží zvláštní dary od externích jednotlivců.

Celková správa aktiv vyžaduje kromě oddělení fyzických aktiv také řádné účetnictví. Organizace musí pro každou skupinu aktiv umístit částku dolaru a zahrnout je do účetní závěrky. Rozvaha si obvykle u aktiv ponechává hodnotu dolaru. Fyzický majetek obvykle obsahuje v tomto výpisu historickou cenu. V závislosti na aktuálních účetních zásadách může být tržní hodnota každého aktiva na výpisu, protože představuje skutečné reprodukční náklady.

Počítačový systém správy aktiv může být nezbytný ke sledování a údržbě záznamů o majetku v procesu celkové správy aktiv. Tyto systémy často používají čárové kódy a skenovací zařízení k fyzickému sledování majetku v podniku. Například každý počítač používaný v kancelářském prostoru bude mít na monitoru a věži čárový kód. Zaměstnanec pravidelně prohledává každý čárový kód, aby zajistil, že společnost bude účtovat veškerá aktiva v kanceláři. Každá skupina fyzických aktiv má obvykle vlastní sadu čárových kódů pro sledování aktiv.

Velké organizace mají často několik zaměstnanců, kteří sledují majetek. Tito jednotlivci jsou zodpovědní za sledování fyzického a nehmotného majetku. Na konci inventury fyzických aktiv je nutné zajistit soulad s účetními knihami, aby bylo zajištěno přesné vykazování.