Quelles sont les différentes méthodes de Total Asset Management?
La gestion de l’actif total est une activité qui inclut à la fois des activités comptables et des activités physiques. Les entreprises ont souvent des méthodes différentes - bien que parfois similaires - pour gérer les actifs nécessaires à la gestion de l'entreprise. Ces méthodes incluent souvent la gestion des installations ou des fondations. Le premier est commun dans les entreprises à but lucratif, tandis que le dernier est plus souvent dans les entreprises à but non lucratif. Les entreprises peuvent utiliser l’une ou l’autre des méthodes principales pour mener à bien la gestion totale de l’actif.
Facility Asset Management sépare les éléments par classe d'actif. Les classes comprennent souvent des biens, des bâtiments et des infrastructures, ainsi que du matériel, des véhicules et d’autres éléments. Un contrôle physique est nécessaire pour protéger les actifs qu'une entreprise stocke ou utilise dans ses installations. Par exemple, une entreprise peut avoir besoin de verrouiller des actifs dans des bâtiments et des salles spécifiques. En limitant l'accès aux actifs, on veille à ce que les employés n'abusent pas des éléments par lesquels une entreprise dépense beaucoup pour la mise en service.
La gestion d'actifs de base est une méthode bien différente de la gestion totale des actifs. Ce processus sépare les actifs selon les catégories d’êtres humains, intellectuels, politiques et financiers. Ces actifs sont à la fois physiques et intangibles. Les entreprises à but non lucratif utilisent ce processus de gestion d’actifs totaux afin de maintenir une séparation entre les actifs destinés à un usage spécifique dans diverses activités philanthropiques. D'autres groupes d'actifs peuvent appartenir à des organisations à but non lucratif chaque fois qu'ils reçoivent des dons d'actifs spécifiques de personnes externes.
La gestion totale des actifs nécessite également une comptabilité appropriée en plus de la séparation des actifs physiques. Pour chaque groupe d'actifs, les organisations doivent placer un montant en dollars et les inclure dans les états financiers. Le bilan conserve généralement la valeur en dollars des actifs. Les actifs physiques ont généralement leur prix historique sur cette déclaration. Selon les principes comptables en vigueur, la valeur de marché de chaque actif peut figurer dans l'état, car elle présente le coût de remplacement réel.
Un système informatisé de gestion des actifs peut être nécessaire pour suivre et conserver les enregistrements des actifs dans l'ensemble du processus de gestion des actifs. Ces systèmes utilisent souvent des codes à barres et des périphériques de numérisation pour suivre physiquement les actifs de l'entreprise. Par exemple, chaque ordinateur utilisé dans un bureau aura un code à barres sur le moniteur et la tour. Périodiquement, un employé scanne chaque code à barres pour s'assurer que la société comptabilise tous les actifs du bureau. Chaque groupe d'actifs physiques possède généralement son propre ensemble de codes à barres pour le suivi des actifs.
Les grandes entreprises ont souvent quelques employés qui suivent les actifs. Ces personnes sont responsables du suivi des actifs physiques et incorporels. À la fin de l'inventaire des actifs physiques, un rapprochement avec les livres comptables est nécessaire pour garantir la précision des rapports.