Wat zijn de voor- en nadelen van Zero Base Budgeting?
Nulbasisbudgettering vertegenwoordigt een proces waarbij een bedrijf of overheidsinstantie een budget met specifieke limieten op jaarbasis maakt. Dit verschilt van incrementele budgettering, waarbij het budget van voorgaande jaren wordt gebruikt en een procentuele verhoging wordt toegevoegd aan limieten. Zero base budgeting start elke categorie op nul en biedt een bestedingslimiet op basis van de noodzakelijke uitgaven van het bedrijf of de overheidsinstantie. Voordelen zijn onder meer meer terughoudendheid, minder rechten en open budgetbesprekingen. Nadelen kunnen een langere tijd zijn om budgetten te plannen of een onjuiste oplossing voor uitgavenproblemen.
Beperkingen op het begrotingsproces kunnen ertoe bijdragen dat er geen afval in de begroting komt. Vaak budgettaire speling genoemd, verhoogt verspilling de budgetlimiet voor bepaalde categorieën. Managers kunnen hun budgetprestaties "verbeteren" door deze bestedingslimiet niet te bereiken. Dit gebeurt omdat de manager niet van plan is het bedrag dat in het budget wordt vermeld, uit te geven, waardoor een vals gevoel van prestaties ontstaat. Zero base budgeting verhoogt beperkingen op dit gedrag omdat managers voor elk gebied gedocumenteerde uitgaven moeten voorzien.
Het verminderen van rechten is een ander voordeel van zero base budgeting. Veel overheidsinstanties hebben jaarlijkse verhogingen van rechtsprogramma's die overeenkomstige verhoging van de begroting vereisen. Dit kan leiden tot te hoge uitgaven met weinig analyses om te bepalen of het rechtenprogramma effectief werkt. Elk jaar vanaf nul voor het begrotingsproces dwingt een analyse van het programma om te bepalen hoeveel geld het programma nodig heeft om te blijven drijven. Alleen gerechtvaardigde verhogingen worden in overweging genomen bij het vaststellen van de huidige begrotingslimieten per jaar.
De twee voorgaande voordelen leiden tot het derde nulbegrotingsvoordeel: open discussie. Wanneer individuen in een bedrijf of overheid actief beperkingen of jaarlijkse bestedingslimieten moeten bespreken, volgen meestal discussies en debatten. Dit geeft iedereen inspraak in het budgetproces, inclusief werknemers van een lager niveau. Meer open discussie kan ook leiden tot verbeteringen van de begroting en lagere uitgaven door de implementatie van nieuwe ideeën.
Specifieke nadelen van het zero-base budgetteringsproces zijn grote hoeveelheden tijd besteed aan budgettering en langdurige oplossingen voor eenvoudige problemen. Door een open discussie voor het budgetproces mogelijk te maken, kan ook iedereen een meningsverschil hebben. Dit kan leiden tot argumenten en debatten die afbreuk doen aan het daadwerkelijk creëren van een budget. Kibbelen over projecten met huisdieren is een voorbeeld van open discussieproblemen in het begrotingsproces.
Het creëren van een groot budgetproces voor eenvoudige problemen kan ook een probleem zijn. Niet alle bedrijfskwesties vereisen een budget, en eenvoudige beslissingen die buiten proportie worden geblazen, kunnen leiden tot opname in de budgetbespreking. Dit zal de focus verlengen en afleiden van het vinden van een eenvoudige bestedingsoplossing voor een probleem.