Quels sont les avantages et les inconvénients de la budgétisation de base zéro?
La budgétisation de base zéro représente un processus par lequel une entreprise ou un organisme gouvernemental crée un budget avec des limites spécifiques sur une base annuelle. Ceci diffère de la budgétisation incrémentale, dans laquelle un budget des années précédentes est utilisé et une augmentation en pourcentage est ajoutée aux limites de plafond. La budgétisation de base zéro commence chaque catégorie à zéro et prévoit un plafond de dépenses basé sur les dépenses nécessaires de l'entreprise ou de l'organisme gouvernemental. Les avantages incluent une retenue accrue, une réduction des droits et des discussions budgétaires ouvertes. Les inconvénients peuvent être une augmentation du temps nécessaire pour planifier les budgets ou une solution inappropriée aux problèmes de dépenses.
L'imposition de contraintes au processus budgétaire peut aider à garantir qu'aucun déchet ne pénètre dans le budget. Souvent appelé «marge budgétaire», le gaspillage augmente la limite des dépenses budgétaires pour certaines catégories. Les gestionnaires peuvent "améliorer" la performance de leur budget en n'atteignant pas cette limite de dépenses. Cela est dû au fait que le responsable n’a pas l’intention de dépenser le montant indiqué dans le budget, ce qui crée un faux sentiment de performance. La budgétisation de base zéro augmente les contraintes sur ce comportement car les gestionnaires devront fournir des dépenses documentées pour chaque domaine.
La réduction des droits est un autre avantage de la budgétisation de base zéro. De nombreuses agences gouvernementales ont des augmentations annuelles des programmes d'admissibilité qui nécessitent des augmentations budgétaires correspondantes. Cela peut entraîner des dépenses excessives et peu d'analyses sont nécessaires pour déterminer si le programme d'admissibilité fonctionne efficacement. À partir de zéro chaque année pour le processus budgétaire, une analyse du programme est nécessaire pour déterminer le montant d'argent nécessaire pour que le programme reste à flot. Seules les augmentations justifiées seront prises en compte lors de la fixation des limites budgétaires actuelles chaque année.
Les deux avantages précédents conduisent au troisième avantage de la budgétisation à la base zéro: la discussion ouverte. Lorsque des membres d’une entreprise ou d’un gouvernement doivent discuter activement de contraintes ou de limites de dépenses annuelles, des discussions et des débats sont généralement organisés. Cela permet à tous de participer au processus budgétaire, y compris aux employés de niveau inférieur. Une discussion plus ouverte peut également conduire à des améliorations du budget et à une réduction des dépenses liées à la mise en œuvre de nouvelles idées.
Les inconvénients spécifiques du processus de budgétisation de base zéro incluent une grande quantité de temps consacré à la budgétisation et de longues solutions à des problèmes simples. Permettre une discussion ouverte sur le processus budgétaire peut également avoir pour effet que tout le monde a une divergence d'opinions. Cela peut conduire à des arguments et des débats qui empêchent de créer un budget. Les querelles à propos de projets pour animaux de compagnie sont un exemple de problèmes de discussion ouverte dans le processus budgétaire.
Créer un processus budgétaire important pour des problèmes simples peut également être un problème. Un budget n’est pas forcément nécessaire pour toutes les questions commerciales et de simples décisions disproportionnées peuvent conduire à une inclusion dans la discussion sur le budget. Cela allongera et nuira à la recherche d'une solution simple de dépense pour un problème.