Jakie są zalety i wady zerowego budżetowania podstawowego?
Zero budżetowania podstawowego stanowi proces, w którym firma lub agencja rządowa tworzy budżet z określonymi limitami w skali rocznej. Różni się to od budżetowania przyrostowego, w którym wykorzystywany jest budżet z poprzednich lat, a do limitów limitów dodawany jest wzrost procentowy. Zero budżetowania podstawowego rozpoczyna każdą kategorię od zera i zapewnia limit wydatków na podstawie niezbędnych wydatków firmy lub agencji rządowej. Zalety obejmują większe ograniczenie, zmniejszone uprawnienia i otwarte dyskusje na temat budżetu. Wadami może być wydłużenie czasu na planowanie budżetów lub niewłaściwe rozwiązanie problemów z wydatkami.
Nałożenie ograniczeń na proces budżetowy może pomóc zapewnić, że żadne odpady nie dostaną się do budżetu. Często nazywane luzem budżetowym, odpady zwiększają limit wydatków budżetowych dla niektórych kategorii. Menedżerowie mogą „poprawić” swoje wyniki budżetowe, nie osiągając tego limitu wydatków. Dzieje się tak, ponieważ menedżer nie zamierza wydawać pieniędzy wymienionych w budżecie, tworząc fałszywe poczucie wydajności. Zero bazowego budżetowania zwiększa ograniczenia tego zachowania, ponieważ menedżerowie będą musieli przedstawić udokumentowane wydatki dla każdego obszaru.
Zmniejszenie uprawnień to kolejna zaleta zerowego budżetowania podstawowego. Wiele agencji rządowych corocznie zwiększa programy uprawnień, które wymagają odpowiedniego zwiększenia budżetu. Może to skutkować nadmiernymi wydatkami i przeprowadzeniem kilku analiz w celu ustalenia, czy program uprawnień działa skutecznie. Począwszy od zera każdego roku proces budżetowy wymusza analizę programu w celu ustalenia, ile pieniędzy program musi utrzymać na powierzchni. Przy ustalaniu obecnych limitów budżetowych każdego roku będą brane pod uwagę tylko uzasadnione podwyżki.
Dwie poprzednie zalety prowadzą do trzeciej przewagi budżetowej zerowej podstawy: otwarta dyskusja. Gdy osoby w firmie lub rządzie muszą aktywnie omawiać ograniczenia lub roczne limity wydatków, zwykle mają miejsce dyskusje i debaty. Dzięki temu każdy może zabrać głos w procesie budżetowym, w tym pracownicy niższego szczebla. Bardziej otwarta dyskusja może również prowadzić do poprawy budżetu i zmniejszenia wydatków dzięki wdrażaniu nowych pomysłów.
Konkretne wady procesu zerowego budżetowania podstawowego obejmują duże ilości czasu spędzonego w budżecie i długie rozwiązania prostych problemów. Umożliwienie otwartej dyskusji na temat procesu budżetowego może również spowodować, że wszyscy będą mieli różne zdanie. Może to prowadzić do dyskusji i debat, które utrudniają faktyczne utworzenie budżetu. Sprzeczanie się o projekty zwierząt domowych jest jednym z przykładów otwartych problemów w dyskusji w procesie budżetowym.
Problemem może być także utworzenie dużego procesu budżetowego dla prostych problemów. Nie wszystkie kwestie biznesowe będą wymagały budżetu, a proste decyzje pozbawione proporcji mogą prowadzić do włączenia do dyskusji na temat budżetu. Wydłuży to i zmniejszy koncentrację na poszukiwaniu prostego rozwiązania problemu związanego z wydatkami.