Wat is een biedingsvoorstel?

Een biedingsvoorstel is een uitleg van de aangeboden diensten of producten tegen een geschatte kostprijs voor een bedrijf. Wanneer het biedingsvoorstel ongevraagd is, is er geen contractuele overeenkomst tussen de ontvanger van het bod en zijn auteur. Als het voorstel wordt ingediend als reactie op een aanvraag voor een voorstel (RFP), kan het later in het contractproces als een bod worden aanvaard.

Het biedingsvoorstel wordt vaak ingediend met behulp van een biedingsformulier. Dit kan met de hand worden geschreven of worden afgedrukt vanuit software die wordt gebruikt voor professioneel bieden. Over het algemeen wordt het formulier in tweevoud ingevuld, waarbij het ene exemplaar door de bieder wordt bewaard en het andere wordt verzonden naar het bedrijf dat het bod aanvraagt. Een dergelijk zakelijk voorstel kan belangrijke punten bevatten met betrekking tot de voltooiing van de opdracht, inclusief het tijdschema voor voltooiing, totale kosten en materialen die nodig zijn om de opdracht te voltooien.

Afhankelijk van het soort taak kan het biedingsvoorstel veel of weinig informatie bevatten. Een schatting van de constructie zou bijvoorbeeld een volledige lijst van materialen kunnen bevatten die nodig zijn om het project te voltooien. Een freelance-schrijfbod mag daarentegen alleen de geschatte benodigde tijd en de totale geschatte kosten bevatten.

Het professionele biedingsvoorstel bevat vaak veel belangrijke elementen. De bieder kan ervoor kiezen om het formulier te beginnen met een samenvatting, die kan worden gebruikt om uit te leggen waarom de bieder voor de taak moet worden gekozen. Dit kan worden gevolgd door een lijst met kwalificaties, de namen van eventuele onderaannemers die voor het project moeten worden gebruikt en een overzicht van hoe de bieder de belangrijkste punten van het biedingsverzoek zal realiseren.

Vervolgens kan een bieder de voorwaarden van het bod toelichten en een lijst met voltooide taken toevoegen, samen met details over eerdere projecten die relevant zijn voor het voorgestelde werk. Een veiligheidsplan kan ook worden toegevoegd, indien van toepassing, om de stappen te beschrijven die zullen worden genomen om letsel en eventueel verlies van werktijd te minimaliseren. Een dergelijk plan wordt meestal alleen opgenomen als een taak fysiek werk vereist.

Nadat het biedingsformulier is geschreven, kan het proeflezen van de informatie helpen verzekeren dat het compleet is en spelling- of grammaticale fouten die als onprofessioneel kunnen worden beschouwd, elimineren. Na deze stap ondertekent en verzendt de bieder meestal het formulier. Proeflezen kan een essentiële stap zijn omdat veel biedingsvoorstellen niet worden geaccepteerd omdat ze onvolledig zijn.