Qu'est-ce qu'une proposition de soumission?
Une offre est une explication des services ou produits proposés à un coût estimé pour une entreprise. Lorsque la proposition de soumission n'est pas sollicitée, il n'y a pas d'accord contractuel entre le destinataire de la soumission et son auteur. Si la proposition est soumise en réponse à une demande de proposition (DDP), elle peut être acceptée en tant que soumission ultérieurement dans le processus de passation de marché.
La proposition de soumission est souvent soumise avec un formulaire de candidature. Cela peut être écrit à la main ou imprimé à partir d'un logiciel utilisé pour les enchères professionnelles. Généralement, le formulaire est rempli en double exemplaire, l'un des deux étant conservé dans le dossier par le soumissionnaire et l'autre envoyé à l'entreprise qui en fait la demande. Une telle proposition commerciale peut inclure des points clés liés à l'achèvement du travail, notamment le délai d'exécution, le coût total et les matériaux nécessaires à l'achèvement du travail.
Selon le type de travail, la proposition peut inclure beaucoup ou peu d’informations. Une estimation de la construction, par exemple, pourrait inclure une liste complète des matériaux nécessaires à la réalisation du projet. Par contre, une offre écrite à la pige ne peut indiquer que le temps estimé et le coût total estimé.
La proposition de soumission professionnelle comprend souvent de nombreux éléments clés. Le soumissionnaire peut choisir de commencer le formulaire par un résumé, qui peut être utilisé pour expliquer pourquoi le soumissionnaire doit être choisi pour le poste. Cela peut être suivi d'une liste de qualifications, des noms des sous-traitants à utiliser pour le projet et d'un aperçu de la manière dont le soumissionnaire réalisera les principaux points de la demande de proposition.
Ensuite, un soumissionnaire peut expliquer les conditions de l'offre et inclure une liste de travaux similaires terminés, ainsi que des détails sur tous les projets antérieurs se rapportant au travail proposé. Un plan de sécurité peut également être ajouté, le cas échéant, pour décrire les étapes à suivre pour minimiser les blessures et les pertes de temps de travail. Un tel plan n'est généralement inclus que si un travail nécessite un travail physique.
Une fois le formulaire de soumission rédigé, la relecture de l’information peut aider à s’assurer qu’elle est complète et à éliminer les erreurs d’orthographe ou de grammaire qui pourraient être considérées comme non professionnelles. Après cette étape, le soumissionnaire signe et soumet habituellement le formulaire. La relecture peut être une étape essentielle car de nombreuses propositions ne sont pas acceptées car elles sont incomplètes.