Wat is een uitbetalingsdagboek?
Een dagboek voor contante uitbetaling is een administratie van uitbetaalde contanten. Het kan ook een chequeregister worden genoemd, omdat het meestal een ruimte bevat om chequenummers te registreren, omdat er maar weinig zakelijke betalingen in contanten kunnen worden gedaan. Dit document maakt deel uit van de algehele boekhouding van een bedrijf. Met dergelijke archieven kunnen accountants uitgaven bijhouden, belangrijke gebeurtenissen vastleggen en de boeken in evenwicht houden om nauwkeurige informatie over beschikbare fondsen en andere zorgwekkende zaken bij te houden.
In een elektronisch dagboek voor contante betaling worden deze gegevens bewaard in boekhoudsoftware. Dergelijke software kan communiceren met een bank om rekening- en rekeninginformatie te downloaden. Deze programma's kunnen zo nodig uit de verschillende records halen, zodat een accountant rapporten kan opstellen, zich gereed kan maken voor belastingen en andere activiteiten met betrekking tot het bijhouden van gegevens kan ondernemen. Het is ook volledig doorzoekbaar en heeft filters om items te sorteren op type uitgave, bedrag en andere categorieën.
Naast elektronische versies kunnen ook papieren tijdschriften met contante betaling worden bewaard. Winkels voor kantoorbenodigdheden verkopen meestal boekhoudkundige boeken voor dit doel. Ondernemers kunnen ook een generiek notitieboek gebruiken of een aangepast formulier ontwerpen om in een binder te gebruiken om contante uitgaven te volgen. Gedrukte exemplaren kunnen worden gebruikt door kleinere bedrijven met relatief lage transactievolumes. Deze bedrijven kunnen zich mogelijk geen boekhoudsoftware veroorloven of kunnen vaststellen dat de kosten voor het aanschaffen en leren van een programma niet opwegen tegen de voordelen die het biedt.
In het dagboek van de uitbetaling biedt elke regel ruimte om de datum, de begunstigde en het bedrag van een uitbetaling te noteren. Er is ook ruimte om de aard van een betaling te bespreken. In sommige gevallen kan dit worden gedaan door het bedrag in een kolom te plaatsen, zoals huur, hulpprogramma's of kantoorbenodigdheden. Elke kolom kan worden opgeteld aan het einde van een bepaalde periode om de totale uitgaven te volgen en een gedetailleerd record te ontwikkelen. Dit kan handig zijn voor het organiseren tijdens het belastingseizoen, wanneer de afzonderlijke kolommen bedrijven helpen om snel hun totale aankoopaantallen te verminderen.
Hoewel typisch ontworpen voor zakelijk gebruik, kan een dagboek voor contante betalingen ook nuttig zijn als een hulpmiddel voor persoonlijke financiën. Sommige mensen vinden het nuttig om gedetailleerde persoonlijke financiële gegevens bij te houden voor budgettering en andere redenen. Georganiseerde records kunnen vooral waardevol zijn voor mensen die gebieden van hun budget willen vinden die ze kunnen inkorten om de totale kosten te verlagen. Zeer hoge kosten voor het eten in restaurants of het kopen van nieuwe kleding kunnen bijvoorbeeld duidelijk worden wanneer deze aankopen afzonderlijk worden bijgehouden in een uitbetalingsdagboek en vergeleken met anderen.