Vad är en dagbok för utbetalning av kontanter?

En kontant utbetalningsdagbok är en redovisning av utbetalda kontanter. Det kan också kallas ett checkregister, eftersom det vanligtvis innehåller ett utrymme för att registrera checknummer, eftersom få affärsbetalningar kan göras i kontantvaluta. Detta dokument utgör en del av den övergripande redovisningen för ett företag. Sådana register gör det möjligt för revisorer att spåra utgifter, registrera händelser av betydelse och balansera böckerna för att upprätthålla korrekt information om tillgängliga medel och andra frågor som är bekymrade.

I en elektronisk dagbok för kontantutbetalning lagras dessa poster i redovisningsprogramvara. Sådan programvara kan kommunicera med en bank för att ladda ner kontoutdrag och kontoinformation. Dessa program kan dra från olika poster efter behov så att en revisor kan utarbeta rapporter, göra sig redo för skatter och delta i andra aktiviteter relaterade till journalföring. Det är också helt sökbart och har filter för att sortera poster efter typ av utgifter, belopp och andra kategorier.

Förutom elektroniska versioner kan man också hålla utskrifter för utskrifter av papperskopier. Kontorsförsörjningsbutiker säljer vanligtvis bokföringsböcker för detta ändamål. Företagare kan också använda en generisk anteckningsbok eller utforma en anpassad form som kan användas i ett bindemedel för att spåra kontantutgifter. Hårdkopior kan användas av mindre företag med relativt låga transaktionsvolymer. Dessa företag kanske inte har råd med bokföringsprogramvara eller kan fastställa att kostnaden för att förvärva och lära sig ett program inte överväger de fördelar det kan erbjuda.

I kontantutbetalningsdagboken ger varje rad utrymme att notera datum, betalningsmottagare och utbetalningsbelopp. Utrymme ingår också för att diskutera arten av en betalning. I vissa fall kan detta göras genom att placera beloppet i en kolumn som hyra, verktyg eller kontorsmaterial. Varje kolumn kan sammanställas i slutet av en viss period för att spåra de totala utgifterna och utveckla en detaljerad post. Detta kan vara användbart för att organisera under skattesäsongen, när de separata kolumnerna hjälper företag att snabbt totala inköp av naturen att dra av dem på lämpligt sätt.

Även om det vanligtvis är utformat för affärsbruk, kan en kontantutbetalningsdagbok också vara användbar som ett personlig finansieringsverktyg. Vissa tycker att det är bra att hålla detaljerade register över personliga finanser av budgetering och andra skäl. Organiserade register kan vara särskilt värdefulla för människor som vill hitta områden i sin budget som de kan klippa för att minska de totala kostnaderna. Till exempel kan mycket höga utgifter för att äta på restauranger eller köpa nya kläder bli uppenbara när dessa inköp spåras separat i en kontantutbetalningsdagbok och jämförs med andra.