Co to jest dziennik wypłat gotówki?
Dziennik wypłat gotówki jest zapisem księgowym wypłaconych środków pieniężnych. Może być również znany jako rejestr czekowy, ponieważ zwykle zawiera miejsce do rejestrowania numerów czeków, ponieważ niewiele płatności biznesowych może być dokonywanych w gotówce. Dokument ten stanowi część ogólnej dokumentacji księgowej firmy. Takie rejestry pozwalają księgowym śledzić wydatki, rejestrować ważne wydarzenia i bilansować księgi, aby zachować dokładne informacje o dostępnych funduszach i innych istotnych kwestiach.
W elektronicznym dzienniku wypłat gotówki zapisy te są przechowywane w oprogramowaniu księgowym. Takie oprogramowanie może komunikować się z bankiem w celu pobrania wyciągu i informacji o koncie. Programy te mogą w razie potrzeby pobierać różne dokumenty, aby księgowy mógł przygotowywać raporty, przygotowywać się do podatków i angażować się w inne działania związane z prowadzeniem dokumentacji. Jest również w pełni przeszukiwalny i ma filtry do sortowania wpisów według rodzaju wydatków, kwoty i innych kategorii.
Oprócz wersji elektronicznych można również przechowywać papierowe dzienniki wypłat gotówki. Sklepy z artykułami biurowymi zwykle sprzedają do tego celu księgi rachunkowe. Właściciele firm mogą również użyć ogólnego notatnika lub zaprojektować niestandardowy formularz do użycia w segregatorze do śledzenia wydatków gotówkowych. Wersje papierowe mogą być używane przez mniejsze firmy o stosunkowo niskim wolumenie transakcji. Firmy te mogą nie być w stanie pozwolić sobie na oprogramowanie księgowe lub mogą ustalić, że koszt nabycia i nauki programu nie przewyższa korzyści, jakie może on zaoferować.
W dzienniku wypłat gotówki każda linia zapewnia miejsce na zanotowanie daty, odbiorcy i kwoty wypłaty. Uwzględniono również miejsce na omówienie charakteru płatności. W niektórych przypadkach można to zrobić, umieszczając kwotę w kolumnie, np. Czynsz, media lub materiały biurowe. Każdą kolumnę można zsumować na koniec danego okresu, aby śledzić całkowite wydatki i opracować szczegółowy zapis. Może to być przydatne do organizowania w sezonie podatkowym, gdy oddzielne kolumny pomagają firmom szybko sumować zakupy z natury, aby odpowiednio je odliczyć.
Chociaż zwykle przeznaczony do użytku biznesowego, dziennik wypłat gotówki może być również przydatny jako narzędzie finansów osobistych. Dla niektórych osób pomocne jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji finansów osobistych na potrzeby budżetowania i innych powodów. Zorganizowane zapisy mogą być szczególnie cenne dla osób, które chcą znaleźć obszary swojego budżetu, które mogłyby przyciąć, aby zmniejszyć ogólne wydatki. Na przykład bardzo wysokie wydatki na jedzenie w restauracji lub zakup nowego ubrania mogą stać się oczywiste, gdy zakupy te będą śledzone osobno w dzienniku wypłat gotówki i porównywane z innymi.