Che cos'è un diario di pagamento in contanti?
Un giornale di erogazione in contanti è un registro contabile dei contanti pagati. Può anche essere noto come un registro di assegni, dal momento che in genere include uno spazio per registrare i numeri di controllo, poiché pochi pagamenti aziendali possono essere effettuati in valuta in contanti. Questo documento comprende parte delle registrazioni contabili complessive di un'azienda. Tali registri consentono ai contabili di tenere traccia delle spese, registrare eventi di importanza e bilanciare i libri per mantenere informazioni accurate sui fondi disponibili e altre questioni di interesse.
In un giornale di erogazione di contanti elettronico, questi registri sono conservati nel software di contabilità. Tale software può comunicare con una banca per scaricare informazioni sull'estratto conto e sul conto. Questi programmi possono estrarre dai vari registri secondo necessità, in modo che un contabile possa preparare rapporti, prepararsi per le tasse e impegnarsi in altre attività relative alla tenuta dei registri. È anche completamente ricercabile e ha filtri per ordinare le voci per tipo di spesa, importo e altre categorie.
Oltre alle versioni elettroniche, possono essere conservate anche le riviste di erogazione in contanti cartacee. I negozi di articoli per ufficio in genere vendono libri contabili per questo scopo. Gli imprenditori possono anche utilizzare un blocco note generico o progettare un modulo personalizzato da utilizzare in un raccoglitore per tenere traccia delle spese in contanti. Le copie cartacee possono essere utilizzate da piccole aziende con volumi di transazione relativamente bassi. Queste aziende potrebbero non essere in grado di permettersi software di contabilità o potrebbero determinare che il costo di acquisizione e apprendimento di un programma non superi i benefici che può offrire.
Nel diario di pagamento in contanti, ogni riga offre spazio per annotare la data, il beneficiario e l'importo di un esborso. Lo spazio è anche incluso per discutere la natura di un pagamento. In alcuni casi, ciò può essere fatto inserendo l'importo in una colonna come affitto, servizi pubblici o forniture per ufficio. Ogni colonna può essere sommata alla fine di un determinato periodo per tenere traccia delle spese totali e sviluppare un registro dettagliato. Questo può essere utile per l'organizzazione durante la stagione fiscale, quando le colonne separate aiutano le aziende a completare rapidamente gli acquisti per natura per detrarli in modo appropriato.
Sebbene tipicamente progettato per usi aziendali, un diario di erogazione di contanti può anche essere utile come strumento finanziario personale. Alcune persone trovano utile tenere registri dettagliati delle finanze personali per il budget e altri motivi. I registri organizzati possono essere particolarmente preziosi per le persone che desiderano trovare aree del proprio budget che potrebbero tagliare per ridurre le spese complessive. Ad esempio, spese molto elevate per mangiare al ristorante o acquistare nuovi vestiti possono diventare evidenti quando questi acquisti vengono tracciati separatamente in un diario di erogazione in contanti e confrontati con altri.