Qu'est-ce qu'un journal de décaissement?
Un journal des décaissements est un enregistrement comptable des décaissements. Il peut également être appelé registre de chèques, car il comprend généralement un espace pour enregistrer les numéros de chèques, car peu de paiements commerciaux peuvent être effectués en espèces. Ce document fait partie de l’ensemble des écritures comptables d’une entreprise. Ces registres permettent aux comptables de suivre les dépenses, d’enregistrer les événements d’importance et d’équilibrer les livres afin de conserver des informations précises sur les fonds disponibles et d’autres sujets de préoccupation.
Dans un journal électronique des décaissements, ces enregistrements sont conservés dans un logiciel de comptabilité. Un tel logiciel peut communiquer avec une banque pour télécharger les relevés et les informations de compte. Ces programmes peuvent extraire des divers enregistrements selon les besoins afin qu'un comptable puisse préparer des rapports, se préparer pour des impôts et se livrer à d'autres activités liées à la conservation des enregistrements. Il est également entièrement consultable et dispose de filtres pour trier les entrées par type de dépense, montant et autres catégories.
En plus des versions électroniques, vous pouvez également conserver les journaux des décaissements sur papier. Les magasins de fournitures de bureau vendent généralement des livres de comptabilité à cette fin. Les propriétaires d'entreprise peuvent également utiliser un bloc-notes générique ou concevoir un formulaire personnalisé à utiliser dans un classeur pour suivre les dépenses en espèces. Les copies papier peuvent être utilisées par les petites entreprises dont les volumes de transactions sont relativement faibles. Ces entreprises peuvent ne pas être en mesure de se payer un logiciel de comptabilité ou peuvent déterminer que le coût d’acquisition et d’apprentissage d’un programme ne dépasse pas les avantages qu’il peut offrir.
Dans le journal des décaissements, chaque ligne permet de noter la date, le bénéficiaire et le montant d'un décaissement. Un espace est également prévu pour discuter de la nature d'un paiement. Dans certains cas, vous pouvez le faire en plaçant le montant dans une colonne comme le loyer, les services publics ou les fournitures de bureau. Chaque colonne peut être totalisée à la fin d'une période donnée pour suivre les dépenses totales et développer un enregistrement détaillé. Cela peut être utile pour organiser pendant la saison des impôts, lorsque les colonnes séparées aident les entreprises à totaliser rapidement les achats par nature pour les déduire de manière appropriée.
Bien qu’il soit généralement conçu pour un usage professionnel, un journal des décaissements peut également s’avérer utile en tant qu’outil financier personnel. Certaines personnes jugent utile de conserver des enregistrements détaillés de leurs finances personnelles pour des raisons budgétaires ou autres. Les enregistrements organisés peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui souhaitent trouver des zones de leur budget qu’elles pourraient réduire pour réduire leurs dépenses globales. Par exemple, des dépenses très élevées pour manger au restaurant ou acheter de nouveaux vêtements peuvent devenir évidentes lorsque ces achats sont suivis séparément dans un journal de décaissement et comparés à d'autres.