O que é um diário de desembolsos em dinheiro?
Um diário de desembolso de caixa é um registro contábil do caixa pago. Também pode ser conhecido como registro de cheques, pois geralmente inclui um espaço para registrar números de cheques, pois poucos pagamentos comerciais podem ser feitos em dinheiro. Este documento compreende parte dos registros contábeis gerais de uma empresa. Esses registros permitem que os contadores rastreiem despesas, registrem eventos importantes e equilibram os livros para manter informações precisas sobre os fundos disponíveis e outros assuntos de interesse.
Em um diário de desembolso eletrônico de caixa, esses registros são mantidos em software de contabilidade. Esse software pode se comunicar com um banco para baixar informações de extratos e contas. Esses programas podem extrair dos vários registros conforme necessário para que um contador possa preparar relatórios, se preparar para os impostos e se envolver em outras atividades relacionadas à manutenção de registros. Também é totalmente pesquisável e possui filtros para classificar as entradas por tipo de despesa, valor e outras categorias.
Além das versões eletrônicas, também podem ser mantidos os diários de desembolso de dinheiro em papel. As lojas de material de escritório geralmente vendem livros contábeis para esse fim. Os empresários também podem usar um bloco de anotações genérico ou criar um formulário personalizado para usar em um fichário para controlar as despesas em dinheiro. Cópias impressas podem ser usadas por empresas menores com volumes de transações relativamente baixos. Essas empresas podem não ter condições de comprar software de contabilidade ou podem determinar que o custo de aquisição e aprendizado de um programa não supera os benefícios que ele pode oferecer.
No diário de desembolsos em dinheiro, cada linha oferece espaço para anotar a data, o beneficiário e o valor de um desembolso. Também inclui espaço para discutir a natureza de um pagamento. Em alguns casos, isso pode ser feito colocando o valor em uma coluna como aluguel, serviços públicos ou material de escritório. Cada coluna pode ser totalizada no final de um determinado período para rastrear as despesas totais e desenvolver um registro detalhado. Isso pode ser útil para organizar durante a temporada de impostos, quando as colunas separadas ajudam as empresas a totalizar rapidamente as compras por natureza para deduzi-las adequadamente.
Embora normalmente seja projetado para uso comercial, um diário de desembolso de dinheiro também pode ser útil como uma ferramenta de finanças pessoais. Algumas pessoas acham útil manter registros detalhados de finanças pessoais para fins de orçamento e outros. Os registros organizados podem ser especialmente valiosos para as pessoas que desejam encontrar áreas de seu orçamento que poderiam cortar para reduzir as despesas gerais. Por exemplo, despesas muito altas para comer em restaurantes ou comprar roupas novas podem se tornar óbvias quando essas compras são rastreadas separadamente em um diário de desembolso de dinheiro e comparadas a outras.