Was ist ein Barauszahlungsjournal?
Ein Barauszahlungsjournal ist ein Buchhaltungsnachweis über das ausbezahlte Bargeld. Es kann auch als Scheckregister bezeichnet werden, da es üblicherweise ein Feld zum Aufzeichnen von Schecknummern enthält, da nur wenige Geschäftszahlungen in Bargeld erfolgen können. Dieses Dokument enthält einen Teil der gesamten Buchhaltungsunterlagen für ein Unternehmen. Mit solchen Aufzeichnungen können Buchhalter Ausgaben nachverfolgen, Ereignisse von Bedeutung aufzeichnen und die Bücher ausgleichen, um genaue Informationen über verfügbare Mittel und andere wichtige Angelegenheiten zu erhalten.
In einem elektronischen Auszahlungsjournal werden diese Aufzeichnungen in einer Buchhaltungssoftware gespeichert. Solche Software kann mit einer Bank kommunizieren, um Kontoauszugs- und Kontoinformationen herunterzuladen. Diese Programme können bei Bedarf aus den verschiedenen Aufzeichnungen abgerufen werden, sodass ein Buchhalter Berichte erstellen, sich auf Steuern vorbereiten und andere Aktivitäten im Zusammenhang mit der Aufzeichnung ausführen kann. Es ist auch vollständig durchsuchbar und verfügt über Filter zum Sortieren von Einträgen nach Ausgabenart, Betrag und anderen Kategorien.
Neben elektronischen Versionen können auch gedruckte Kassenauszahlungsjournale geführt werden. Zu diesem Zweck verkaufen Bürobedarfsgeschäfte in der Regel Geschäftsbücher. Geschäftsinhaber können auch ein allgemeines Notizbuch verwenden oder ein benutzerdefiniertes Formular entwerfen, das in einer Sammelmappe zum Nachverfolgen von Bargeldausgaben verwendet wird. Hardcopys können von kleineren Unternehmen mit relativ geringem Transaktionsvolumen verwendet werden. Diese Unternehmen sind möglicherweise nicht in der Lage, sich Buchhaltungssoftware zu leisten, oder können feststellen, dass die Kosten für den Erwerb und das Erlernen eines Programms die angebotenen Vorteile nicht überwiegen.
Im Barauszahlungsjournal bietet jede Zeile Platz, um das Datum, den Zahlungsempfänger und den Auszahlungsbetrag zu notieren. Es ist auch Platz enthalten, um die Art einer Zahlung zu erörtern. In einigen Fällen kann dies durch Platzieren des Betrags in einer Spalte wie Miete, Dienstprogramme oder Bürobedarf erfolgen. Jede Spalte kann am Ende eines bestimmten Zeitraums summiert werden, um die Gesamtkosten zu verfolgen und einen detaillierten Datensatz zu erstellen. Dies kann für die Organisation während der Steuersaison hilfreich sein, wenn die einzelnen Spalten Unternehmen dabei unterstützen, Einkäufe von Natur aus schnell zusammenzufassen, um sie angemessen abzuziehen.
Ein Barauszahlungsjournal ist in der Regel für geschäftliche Zwecke konzipiert und kann auch als persönliches Finanzinstrument verwendet werden. Einige Leute finden es hilfreich, aus Budgetgründen und aus anderen Gründen detaillierte persönliche Finanzberichte zu führen. Organisierte Aufzeichnungen können besonders wertvoll für Personen sein, die Bereiche ihres Budgets suchen, die sie kürzen können, um die Gesamtkosten zu senken. Beispielsweise können sehr hohe Ausgaben für das Essen in Restaurants oder den Kauf neuer Kleidung offensichtlich werden, wenn diese Einkäufe separat in einem Barauszahlungsjournal erfasst und mit anderen verglichen werden.