Wat is een ontvangstbewijs?
Een ontvangstbewijs is een document dat de levering van een bericht, object of bestelling bevestigt. Er zijn verschillende manieren om leveringsbonnen te gebruiken, inclusief bij e-mailuitwisseling en het loggen van bestellingen die door een bedrijf worden verzonden voor levering. Er zijn generieke versies beschikbaar die bedrijven kunnen invullen als dat nodig is, en veel softwareprogramma's die zijn ontworpen om te helpen bij de verzending produceren ook ontvangstbewijzen.
Een instelling waar dit type document gebruikelijk is, is op het postkantoor, waar afzenders een ontvangstbewijs kunnen aanvragen voor een extra vergoeding. Wanneer de e-mail binnenkomt, moet een ontvanger ervoor tekenen en de levering bevestigen. Hierdoor weet de afzender dat de e-mail veilig is aangekomen. Het kan belangrijk zijn wanneer er een deadline of soortgelijke maatregel is en de afzender documentatie wil hebben in geval van een geschil. Als een advocaat beweert dat ze bijvoorbeeld niet op tijd een bericht heeft ontvangen, kan de afzender het ontvangstbewijs gebruiken om het tegendeel te bewijzen.
E-mail kan ook worden geleverd met een ontvangstbevestigingsoptie. Sommige geautomatiseerde postsystemen genereren ontvangsten, zodat afzenders weten dat hun e-mails veilig zijn aangekomen. Dit is vooral gebruikelijk bij de klantenservice, waar de kwitantie ook een referentienummer en een tijdsbestek bevat, zodat de afzender weet wanneer ze dit kan verwachten. Deze e-mail is afkomstig van een geautomatiseerd adres en afzenders worden erop gewezen dat ze geen dingen naar dat adres kunnen e-mailen en een reactie verwachten.
In de scheepvaart gebruiken veel bedrijven een ontvangstbevestigingssysteem om het risico van claims van klanten aan te pakken. Wanneer de klant een zending ontvangt, moet hij deze controleren en een ontvangstbewijs ondertekenen, waarmee hij aangeeft dat hij het volledig heeft ontvangen. Omdat zendingen vaak strak zijn verpakt en de bezorgservice wacht om door te gaan naar de volgende levering, kunnen klanten de formulieren ondertekenen zonder te controleren en hebben ze een kort venster om iets op het formulier te betwisten. Een boekhandel kan bijvoorbeeld de documentatie ondertekenen en er vervolgens achter komen dat het eigenlijk meerdere exemplaren van een titel zijn en een terugbetaling of terugzending aanvragen.
Het ontvangstbewijs gaat in de administratie van de zending. Als een klant beweert dat er nooit iets is aangekomen, kan het bedrijf het ontvangstbewijs ophalen om de situatie te onderzoeken. Het kan zijn dat producten op een verkeerd adres zijn afgeleverd of niet zijn ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger. Het kan ook bepalen dat, volgens zijn administratie, de zending naar de juiste persoon op de juiste plaats is gegaan en dat het bedrijf geen verhaal heeft.