Co to jest dowód dostawy?

Potwierdzenie dostarczenia to dokument potwierdzający dostarczenie wiadomości, przedmiotu lub zamówienia. Istnieje kilka sposobów wykorzystania potwierdzeń dostawy, w tym w przypadku wymiany korespondencji, a także rejestrowania zamówień wysyłanych przez firmę w celu dostawy. Dostępne są ogólne wersje dla firm do wypełnienia w razie potrzeby, a wiele programów zaprojektowanych w celu pomocy w wysyłce również generuje potwierdzenia dostawy.

Jednym z ustawień, w którym ten typ dokumentu jest powszechny, jest poczta, na której nadawcy mogą zażądać potwierdzenia odbioru za dodatkową opłatą. Po nadejściu poczty odbiorca musi ją podpisać, potwierdzając dostarczenie. Dzięki temu nadawca może wiedzieć, że poczta dotarła bezpiecznie. Może to być ważne tam, gdzie obowiązuje termin lub podobny środek, a nadawca chce mieć dokumentację na wypadek sporu. Na przykład, jeśli adwokat twierdzi, że nie otrzymała zawiadomienia na czas, nadawca może użyć dowodu dostawy, aby udowodnić inaczej.

E-mail może również zawierać opcję potwierdzenia dostawy. Niektóre zautomatyzowane systemy pocztowe generują potwierdzenia, więc nadawcy wiedzą, że ich e-maile dotarły bezpiecznie. Jest to szczególnie powszechne w obsłudze klienta, w której potwierdzenie zawiera również numer referencyjny i ramy czasowe, dzięki czemu nadawca wie, kiedy może oczekiwać odpowiedzi. Ten e-mail pochodzi z zautomatyzowanego adresu, a nadawcom zaleca się, aby nie mogli wysyłać wiadomości e-mail na ten adres i oczekiwać odpowiedzi.

W transporcie wiele firm korzysta z systemu pokwitowań dostawy, aby zmniejszyć ryzyko roszczeń klientów. Kiedy klient otrzymuje przesyłkę, musi ją przejrzeć i podpisać dowód dostawy, wskazując, że otrzymał ją w całości. Ponieważ przesyłki są często ściśle zapakowane, a usługa dostawy czeka na przejście do następnej dostawy, klienci mogą podpisać formularze bez sprawdzania i mieć krótkie okno do zakwestionowania czegoś na formularzu. Na przykład księgarnia może podpisać dokumentację, a następnie odkryć, że w tytule brakuje kilku egzemplarzy, i poprosić o zwrot lub wysyłkę.

Potwierdzenie dostawy przechodzi do ewidencji dotyczącej przesyłki. Jeśli klient twierdzi, że coś nigdy nie dotarło, firma może pobrać dowód dostawy, aby zbadać sytuację. Może się okazać, że produkty zostały dostarczone na niewłaściwy adres lub nie zostały podpisane przez upoważnionego przedstawiciela. Może również ustalić, że zgodnie z jego zapisami przesyłka trafiła do właściwej osoby we właściwym miejscu i firma nie ma możliwości odwołania się.