Hva er en leveringskvittering?
En leveringskvittering er et dokument som bekrefter levering av en melding, objekt eller ordre. Det er flere måter å bruke leveringskvitteringer på, inkludert i brevveksling samt logging av ordrer som er sendt ut av et selskap for levering. Generiske versjoner for selskaper å fylle ut etter behov er tilgjengelige, og mange programmer som er utviklet for å hjelpe med forsendelse produserer også leveringskvitteringer.
En innstilling der denne typen dokumenter er vanlig, er på postkontoret, der avsendere kan be om leveringskvittering mot en ekstra avgift. Når posten kommer, må mottakeren registrere seg for å bekrefte levering. Dette lar avsenderen vite at e-posten kom trygt. Det kan være viktig der det er en frist eller lignende tiltak på plass, og avsenderen ønsker å ha dokumentasjon i tilfelle en tvist. Hvis en advokat hevder at hun ikke mottok en kommunikasjon i tide, for eksempel, kan avsenderen bruke leveringskvitteringen for å bevise noe annet.
E-post kan også leveres med et kvitteringsalternativ. Noen automatiserte postsystemer genererer kvitteringer slik at avsendere vet at e-postene deres kom trygt. Dette er spesielt vanlig i kundeservice, der kvitteringen også vil gi et referansenummer og en tidsramme slik at avsenderen vet når hun kan forvente å høre tilbake. Denne e-postadressen kommer fra en automatisert adresse, og avsendere får beskjed om at de ikke kan sende ting til den adressen og forvente svar.
I frakt bruker mange selskaper et mottakssystem for å adressere risikoen for kundekrav. Når kunden mottar en forsendelse, må han gå gjennom den og signere en leveringskvittering, og indikere at han mottok den i sin helhet. Siden forsendelser ofte er tett pakket, og leveringstjenesten venter på å komme videre til neste levering, kan kunder signere skjemaene uten å sjekke, og har et kort vindu for å bestride noe på skjemaet. En bokhandel kan for eksempel signere dokumentasjonen og deretter oppdage at det faktisk er flere eksemplarer på en tittel, og be om refusjon eller omlevering.
Leveringskvitteringen går i postene som gjelder forsendelsen. Hvis en kunde hevder noe aldri har kommet, kan selskapet trekke leveringskvitteringen for å undersøke situasjonen. Det kan hende at produkter ble levert til en feil adresse, eller ikke ble signert for av en autorisert representant. Den kunne også fastslå at forsendelsen i henhold til dets oppføringer gikk til rett person på rett sted, og selskapet har ingen regress.