Qu'est-ce qu'un accusé de réception?
Un accusé de réception est un document qui confirme l'envoi d'un message, d'un objet ou d'une commande. Il existe plusieurs manières d'utiliser les accusés de réception, notamment dans les échanges de courrier et dans la journalisation des commandes envoyées par une entreprise pour livraison. Les versions génériques que les entreprises peuvent compléter au besoin sont disponibles, et de nombreux logiciels conçus pour faciliter l’expédition produisent également des accusés de réception.
Ce type de document est commun au bureau de poste, où les expéditeurs peuvent demander un accusé de réception moyennant des frais supplémentaires. Lorsque le courrier arrive, un destinataire doit le signer pour accuser réception. Cela permet à l'expéditeur de savoir que le courrier est arrivé en toute sécurité. Cela peut être important lorsqu'il existe un délai ou une mesure similaire en place et que l'expéditeur souhaite disposer de documents en cas de litige. Si un avocat affirme ne pas avoir reçu de communication à temps, par exemple, l'expéditeur peut utiliser le récépissé de livraison pour prouver le contraire.
Les courriers électroniques peuvent également être accompagnés d’une option de reçu de livraison. Certains systèmes de courrier automatisés génèrent des reçus pour que les expéditeurs sachent que leurs courriels sont arrivés en toute sécurité. Cela est particulièrement fréquent dans le service clientèle, où le reçu fournit également un numéro de référence et un délai afin que l'expéditeur sache à quel moment il peut s'attendre à une réponse. Cet e-mail provient d'une adresse automatisée. Les expéditeurs sont informés qu'ils ne peuvent pas envoyer d'éléments par courrier électronique à cette adresse et attendent une réponse.
En matière d'expédition, de nombreuses entreprises utilisent un système de récépissé de livraison pour traiter le risque de réclamation des clients. Lorsque le client reçoit un envoi, il doit l'examiner et signer un accusé de réception, indiquant qu'il l'a reçu intégralement. Étant donné que les envois sont souvent soigneusement emballés et que le service de livraison attend de passer à la livraison suivante, les clients peuvent signer les formulaires sans vérification et disposer d'une brève fenêtre pour contester un élément du formulaire. Une librairie, par exemple, pourrait signer la documentation, puis découvrir qu'il lui manque plusieurs exemplaires d'un titre et demander un remboursement ou une réexpédition.
Le récépissé de livraison est enregistré dans les enregistrements relatifs à l'envoi. Si un client affirme que quelque chose n'est jamais arrivé, l'entreprise peut extraire le récépissé de livraison pour enquêter sur la situation. Il se peut que les produits aient été livrés à une mauvaise adresse ou n’aient pas été signés par un représentant autorisé. Elle pourrait également déterminer que, selon ses dossiers, l'envoi a été envoyé à la bonne personne au bon endroit et que la société n'a aucun recours.