Co je to potvrzení o doručení?

Potvrzení o doručení je dokument, který potvrzuje doručení zprávy, předmětu nebo objednávky. Existuje několik způsobů, jak využít potvrzení o doručení, včetně výměn pošty, jakož i protokolování objednávek odeslaných společností k doručení. K dispozici jsou obecné verze pro společnosti, které lze podle potřeby vyplňovat, a mnoho softwarových programů určených k pomoci s přepravou také vydává potvrzení o doručení.

Jedno nastavení, kde je tento typ dokumentu běžný, je na poště, kde mohou odesílatelé požadovat potvrzení o doručení za příplatek. Když je doručena pošta, musí ji příjemce podepsat a potvrdit doručení. To umožňuje odesílateli vědět, že pošta dorazila bezpečně. Může to být důležité tam, kde je stanovena lhůta nebo podobné opatření a odesílatel chce mít dokumentaci v případě sporu. Pokud advokát tvrdí, že například neobdržel včas sdělení, může odesílatel použít potvrzení o doručení, aby prokázal opak.

E-mail může také obsahovat možnost potvrzení o doručení. Některé automatizované poštovní systémy generují příjmy, takže odesílatelé vědí, že jejich e-maily dorazily bezpečně. To je běžné zejména v zákaznickém servisu, kde účtenka také poskytne referenční číslo a časový rámec, takže odesílatel ví, kdy může očekávat, že se ozve zpět. Tento e-mail pochází z automatizované adresy a odesílatelé jsou upozorněni, že na tuto adresu nemohou poslat e-mailem a očekávat odpověď.

V lodní dopravě používá mnoho společností systém příjmu zásilek k řešení rizika reklamace zákazníků. Když zákazník obdrží zásilku, musí ji zkontrolovat a podepsat potvrzení o doručení, což znamená, že zásilku obdržel v plné výši. Protože zásilky jsou často pevně zabaleny a doručovací služba čeká na přesun k další zásilce, zákazníci mohou formuláře podepsat bez kontroly a mít krátké okno, aby ve formuláři něco napadli. Knihkupectví by například mohlo dokumentaci podepsat a poté zjistit, že ve skutečnosti je několik kopií krátkých na titul, a požádat o vrácení peněz nebo přeložení.

Potvrzení o doručení jde do záznamů týkajících se zásilky. Pokud zákazník tvrdí, že něco nikdy nedorazilo, může společnost vytáhnout potvrzení o doručení a prošetřit situaci. Může zjistit, že výrobky byly dodány na nesprávnou adresu nebo nebyly podepsány zplnomocněným zástupcem. Mohl také určit, že podle jeho záznamů zásilka šla na správnou osobu na správném místě a společnost nemá žádné prostředky.