Hvad er en leveringskvittering?
En leveringskvittering er et dokument, der bekræfter levering af en meddelelse, objekt eller ordre. Der er flere måder at bruge leveringskvitteringer på, herunder i brevveksling samt logging af ordrer, der er sendt ud af et firma til levering. Generelle versioner til virksomheder, der skal udfyldes efter behov er tilgængelige, og mange softwareprogrammer designet til at hjælpe med forsendelse producerer også leveringskvitteringer.
En indstilling, hvor denne type dokumenter er almindelig, er på postkontoret, hvor afsendere kan anmode om en leveringskvittering mod et ekstra gebyr. Når posten ankommer, skal en modtager underskrive den og anerkende levering. Dette giver afsenderen mulighed for at vide, at mailen ankom sikkert. Det kan være vigtigt, hvor der er en frist eller lignende foranstaltning, og afsenderen ønsker at have dokumentation i tilfælde af tvist. Hvis en advokat hævder, at hun ikke har modtaget en meddelelse i tide, for eksempel kan afsenderen bruge leveringskvitteringen til at bevise andet.
E-mail kan også leveres med en leveringsmodtagelsesmulighed. Nogle automatiserede postsystemer genererer kvitteringer, så afsendere ved, at deres e-mails ankom sikkert. Dette er især almindeligt i kundeservice, hvor kvitteringen også giver et referencenummer og en tidsramme, så afsenderen ved, hvornår hun kan forvente at høre tilbage. Denne e-mail kommer fra en automatisk adresse, og afsendere rådes om, at de ikke kan sende ting til den adresse og forvente et svar.
På forsendelse bruger mange virksomheder et leveringsmodtagelsessystem til at tackle risikoen for kundekrav. Når kunden modtager en forsendelse, skal han gennemgå den og underskrive en leveringskvittering med angivelse af, at han har modtaget den fuldt ud. Da forsendelser ofte er tæt pakket, og leveringstjenesten venter på at gå videre til næste levering, kan kunder underskrive formularerne uden at kontrollere og have et kort vindue for at bestride noget på formularen. En boghandel kan for eksempel underskrive dokumentationen og derefter opdage, at det faktisk er flere eksemplarer, der er korte på en titel, og anmode om refusion eller genforsendelse.
Leveringskvitteringen går i posterne vedrørende forsendelsen. Hvis en kunde hævder, at der aldrig er ankommet noget, kan virksomheden trække leveringskvitteringen for at undersøge situationen. Det kan konstateres, at produkter blev leveret til en forkert adresse eller ikke var underskrevet af en autoriseret repræsentant. Det kunne også bestemme, at forsendelsen i henhold til dens optegnelser gik til den rigtige person på det rigtige sted, og virksomheden har ingen mulighed.