Vad är ett leveranskvitto?
Ett leveranskvitto är ett dokument som bekräftar leverans av ett meddelande, objekt eller beställning. Det finns flera sätt att använda leveranskvitton, bland annat i postutbyte samt loggning av beställningar som skickas ut av ett företag för leverans. Generiska versioner för företag att fylla i efter behov finns tillgängliga, och många program som är utformade för att hjälpa till med frakt ger också leveranskvitton.
En inställning där denna typ av dokument är vanligt är på postkontoret, där avsändare kan begära ett leveranskvitto mot en extra avgift. När posten anländer måste en mottagare skriva under för att bekräfta leveransen. Detta tillåter avsändaren att veta att e-posten kom på ett säkert sätt. Det kan vara viktigt när det finns en tidsfrist eller liknande åtgärd, och avsändaren vill ha dokumentation i händelse av tvist. Om en advokat hävdar att hon inte mottog ett meddelande i tid, till exempel, kan avsändaren använda leveranskvittot för att bevisa något annat.
E-post kan också levereras med ett leveranskvittoalternativ. Vissa automatiserade e-postsystem genererar kvitton så att avsändarna vet att deras e-postmeddelanden kom säkert. Detta är särskilt vanligt i kundservice, där kvittot också kommer att ge ett referensnummer och en tidsram så att avsändaren vet när hon kan förvänta sig att höra tillbaka. Det här e-postmeddelandet kommer från en automatiserad adress, och avsändare informeras om att de inte kan skicka saker till den adressen och förvänta sig ett svar.
Vid leverans använder många företag ett leveranskvittosystem för att hantera risken för kundkrav. När kunden får en leverans måste han granska den och underteckna ett leveranskvitto, vilket indikerar att han fått den i sin helhet. Eftersom leveranser ofta är tätt förpackade och leveransservicen väntar på att gå vidare till nästa leverans, kan kunder underteckna formulärerna utan att kontrollera, och ha ett kort fönster för att bestrida något på formuläret. En bokhandel, till exempel, kan underteckna dokumentationen och sedan upptäcka att det faktiskt är flera kopior kort på en titel och begära återbetalning eller återupptagning.
Leveranskvittot går i de poster som gäller försändelsen. Om en kund hävdar att något aldrig har kommit kan företaget dra ut leveranskvittot för att undersöka situationen. Det kan konstateras att produkter levererades till en felaktig adress eller inte har undertecknats av en auktoriserad representant. Den kunde också fastställa att transporten, enligt dess register, gick till rätt person på rätt plats, och företaget har ingen möjlighet.