Wat is een fiscale waarde?

"Fiscale waarde" is een term die wordt gebruikt om de waarde van een record te identificeren voor het verstrekken van documentatie voor een soort financiële transactie. Doorgaans worden records met dit type waarde ten minste bewaard totdat het bedrijf of de transacties die relevant zijn voor die documenten zijn voltooid. Op dat moment kunnen de documenten met fiscale waarde worden gecodeerd en opgeslagen in papieren vorm, of gearchiveerd in een elektronisch formaat, zodat ze in de toekomst gemakkelijk kunnen worden teruggehaald indien nodig.

Het bepalen van de fiscale waarde van een document omvat meestal het identificeren van de verbinding die het document heeft met een bepaalde transactie. Dit maakt het mogelijk om te bepalen welke waarde, indien van toepassing, dat document heeft in termen van het leveren van een soort van bewijs met betrekking tot de waarheidsgetrouwheid van de gebeurtenis, evenals het leveren van bewijs van bepaalde gegevens met betrekking tot die gebeurtenis. Vanuit dit perspectief is de fiscale waarde ook bewijskrachtig van aard en dient deze als basis voor de rechtvaardiging van de reeks gebeurtenissen die zich voordoen met de betreffende gebeurtenis.

Aangezien de fiscale waarde zich concentreert op het bewijsmateriaal rond het beheer van een soort financiële transactie, kunnen van veel soorten financiële documenten worden gezegd dat ze dit type waarde bezitten. Facturen die aan klanten zijn uitgegeven, vallen binnen het brede toepassingsgebied van deze definitie, omdat ze het bewijs leveren dat de transactie heeft plaatsgevonden en dat de betaling nog steeds in behandeling is. De factuur heeft nog steeds fiscale waarde tot het moment dat de betaling van de klant is ontvangen en wordt geboekt in de boekhouding. Op dat moment wordt de transactie als voltooid beschouwd en wordt de factuur nu beschouwd als van historische waarde en kan deze worden gearchiveerd voor gebruik op andere manieren, zoals ondersteunende documentatie wanneer de boekhoudbescheiden voor die periode worden gecontroleerd.

Veel bedrijven erkennen dat documenten die financiële transacties met betrekking tot een boekhoudkundige periode documenteren, van fiscale waarde zijn, tenminste totdat alle documentatie en boekhoudkundige gegevens die relevant zijn voor die periode zijn onderzocht door een professional en zijn vastgesteld als waar en volledig. Afhankelijk van de wet- en regelgeving die relevant is voor het bijhouden van bedrijfsdocumenten binnen een land, kunnen deze documenten fysiek gedurende meerdere jaren na de audit worden bewaard, waardoor het mogelijk is ze terug te halen wanneer en indien nodig. Hierdoor wordt het eenvoudiger om de reeks gebeurtenissen die aan elke transactie zijn gekoppeld, te reconstrueren en autoritair te reageren op vragen of opmerkingen over die transacties.