Wat is een vrachtaudit?

Logistiek vertegenwoordigt de activiteiten die een bedrijf ondergaat om goederen door verschillende distributiepunten te verplaatsen. Met een vrachtaudit kan een bedrijf vrachtrekeningen op nauwkeurigheid onderzoeken, aanpassen en verifiëren. Dit proces begint met het verzamelen van vrachtrekeningen van leveranciers; de werknemers van het bedrijf voeren vervolgens de rekeningen in een geautomatiseerd boekhoudsysteem in. Accountants controleren elke factuur op items zoals kilometerstand, accessorial kosten en tarieven. Het doel van een vrachtaudit is om de geldigheid en nauwkeurigheid van elke factuur te garanderen.

Verzending en vracht kunnen voor bepaalde bedrijven grote kosten zijn. Die in de detailhandel of in de foodservice-industrie worden het meest getroffen door vracht. Stijgende olie- en gasprijzen kunnen ook een vrachtaudit belangrijker maken. Bedrijven brengen vaak verzend- en vrachtkosten door aan klanten. Als u geen nauwkeurige administratie voor deze kosten bijhoudt, kan dit leiden tot hogere kosten zonder compenserende prijsverhogingen om niveauwinsten te verzekeren.

De vrachtaudit kan een periodiek beoordelingsproces zijn. Accountants kunnen elke maand enkele facturen ter plaatse controleren om te controleren of er geen extra kosten zijn. Grote bedrijven hebben vaak een vracht- of logistiekanalist in dienst. Deze medewerker is de intermediair tussen vrachtbedrijven en het bedrijf. Zijn of haar taak is om alle door het management goedgekeurde facturen bij ontvangst in het systeem in te voeren; dubieuze facturen moeten worden gecorrigeerd voordat ze in het systeem worden ingevoerd.

Er zijn drie verschillende methoden beschikbaar voor het doorlopen van vrachtauditprocedures. Handmatig matchen vereist dat accountants elke factuur handmatig controleren op geïdentificeerde items. Software kan programmeerbaar zijn om uitzonderingen te melden wanneer vrachtkosten boven een bepaald niveau liggen. Outsourcing is de derde optie. Bedrijven kunnen een extern bedrijf inhuren om vracht- en verzendfacturen te verwerken om naar verschillen te zoeken.

Een ander doel van de vrachtaudit is ervoor te zorgen dat een bedrijf alle kortingen ontvangt die door leveranciers worden gegeven. De meeste vrachtleveranciers bieden procentuele kortingen voor bepaalde verzendvolumes. De vrachtaudit zorgt ervoor dat er geen facturen gaan zonder de juiste korting te ontvangen. Speciale tarieven voor vrachtrekeningen zijn ook onderworpen aan herziening. Accountants moeten onderscheiden waarom deze op de vrachtbrief staan ​​en hoe ze in het grootboek kunnen worden gecodeerd.

Geautomatiseerde boekhoud- of beheersystemen zijn meestal een must voor het vrachtauditproces. Dit zorgt voor de bijna onmiddellijke ontvangst van facturen en facturen voor revisie. Accountants kunnen de facturen tijdig ontvangen om ervoor te zorgen dat het bedrijf niet te veel geld betaalt voordat de vrachtrekeningen worden herzien.