Co to jest audyt frachtu?

Logistyka reprezentuje działania, przez które firma przechodzi w celu przemieszczania towarów przez różne punkty dystrybucji. Audyt frachtu pozwala firmie na sprawdzenie, dostosowanie i weryfikację rachunków za fracht pod względem dokładności. Proces ten rozpoczyna się od pobrania listów przewozowych od dostawców; pracownicy firmy wprowadzają następnie rachunki do skomputeryzowanego systemu księgowego. Księgowi sprawdzają każdy rachunek pod kątem takich pozycji, jak przebieg, opłaty za dostęp i taryfy. Celem audytu frachtu jest zapewnienie ważności i dokładności każdego rachunku.

Wysyłka i fracht mogą stanowić duże wydatki dla niektórych firm. Branże handlu detalicznego lub gastronomii to osoby najbardziej dotknięte frachtem. Rosnące ceny ropy i gazu mogą również sprawić, że ważniejszy będzie audyt frachtu. Firmy często przekazują klientom koszty wysyłki i frachtu. Brak dokładnej ewidencji tych opłat może skutkować wyższymi kosztami bez kompensujących wzrostów cen w celu zapewnienia poziomu zysków.

Audyt ładunków może być procesem okresowego przeglądu. Księgowi mogą sprawdzać na miejscu kilka faktur każdego miesiąca, aby upewnić się, że nie występują żadne dodatkowe opłaty. Duże firmy często zatrudniają analityka ds. Frachtu lub logistyki. Ten pracownik jest pośrednikiem między firmami przewozowymi a firmą. Jego zadaniem jest wprowadzanie do systemu wszystkich faktur zatwierdzonych przez kierownictwo po ich otrzymaniu; wątpliwe faktury wymagają korekty przed wprowadzeniem ich do systemu.

Dostępne są trzy różne metody przeprowadzania procedur kontroli ładunków. Ręczne dopasowywanie wymaga, aby księgowi sprawdzali ręcznie każdą fakturę pod kątem zidentyfikowanych pozycji. Oprogramowanie może być programowalne do zgłaszania wyjątków, gdy koszty transportu przekraczają określony poziom. Outsourcing to trzecia opcja. Firmy mogą wynająć firmę zewnętrzną do pracy na podstawie faktur za fracht i wysyłkę w celu znalezienia rozbieżności.

Innym celem audytu transportu jest upewnienie się, że firma otrzyma wszystkie rabaty udzielone przez dostawców. Większość dostawców frachtu oferuje procentowe rabaty dla niektórych wielkości wysyłki. Audyt frachtu gwarantuje, że żadne rachunki nie przejdą bez otrzymania odpowiedniej zniżki. Opłaty specjalne stosowane do listów przewozowych również podlegają przeglądowi. Księgowi muszą zrozumieć, dlaczego są one na liście przewozowym i jak zakodować je w księdze głównej.

Skomputeryzowane systemy rachunkowości lub zarządzania są zazwyczaj niezbędne w procesie audytu ładunków. Umożliwia to niemal natychmiastowe otrzymywanie rachunków i faktur do przeglądu. Księgowi mogą otrzymywać rachunki w odpowiednim czasie, aby firma nie płaciła zbyt dużo pieniędzy przed sprawdzeniem rachunków za fracht.