Hvad er en fragtrevision?
Logistik repræsenterer de aktiviteter, en virksomhed gennemgår for at flytte varer gennem forskellige distributionssteder. En fragtrevision giver et selskab mulighed for at undersøge, justere og verificere fragtregninger for nøjagtighed. Denne proces begynder med at indsamle fragtregninger fra leverandører; Virksomhedens ansatte indtaster derefter regningerne i et edb-regnskabssystem. Revisorer gennemgår hver regning for poster som kilometertal, adgangsgebyrer og takster. Formålet med en fragtrevision er at sikre gyldigheden og nøjagtigheden af hver regning.
Forsendelse og fragt kan være store udgifter for visse virksomheder. Personer i detailhandelen eller fødevareservicebranchen er dem, der er mest påvirket af fragt. Stigende olie- og gaspriser kan også gøre en fragtrevision vigtigere. Virksomheder overfører ofte forsendelses- og fragtomkostninger videre til kunderne. Manglende opretholdelse af nøjagtige poster for disse gebyrer kan resultere i højere omkostninger uden modregning af prisstigninger for at sikre niveauet overskud.
Godsrevisionen kan være en periodisk gennemgangsproces. Revisorer kan kontrollere et par fakturaer hver måned for at sikre, at der ikke findes nogen overskydende gebyrer. Store virksomheder ansætter ofte en fragt- eller logistikanalytiker. Denne medarbejder er formidler mellem godsselskaber og virksomheden. Hans eller hendes job er at indtaste alle de administrationsgodkendte fakturaer i systemet efter modtagelse; tvivlsomme fakturaer kræver korrektion, inden de indtastes i systemet.
Tre forskellige metoder er tilgængelige til at gennemgå godstransportprocedurer. Manuel matching kræver, at regnskabsfolk gennemgår hver faktura for hånd for identificerede poster. Software kan være programmerbar til at rapportere undtagelser, når fragtomkostninger er over et vist niveau. Outsourcing er den tredje mulighed. Virksomheder kan leje et eksternt firma til at arbejde gennem fragt- og forsendelsesfakturaer for at se efter uoverensstemmelser.
Et andet formål med godstilsynet er at sikre, at et selskab modtager alle rabatter, der gives af leverandørerne. De fleste godssælgere tilbyder procentvise rabatter for visse forsendelsesmængder. Fragtrevisionen sikrer, at ingen regninger går uden at modtage den rette rabat. Særlige gebyrer, der anvendes på fragtregninger, er også genstand for gennemgang. Revisorer skal skelne mellem, hvorfor disse står på fragtregningen, og hvordan man koder dem til hovedbogen.
Computeriserede regnskabs- eller styringssystemer er typisk et must for godsrevisionsprocessen. Dette giver mulighed for næsten øjeblikkelig modtagelse af regninger og fakturaer til gennemgang. Revisorer kan modtage regningerne rettidigt for at sikre, at virksomheden ikke betaler for mange penge, før de gennemgår fragtregningerne.