Was ist ein Frachtaudit?
Die Logistik repräsentiert die Aktivitäten, die ein Unternehmen durchläuft, um Waren über verschiedene Verteilungspunkte zu befördern. Ein Frachtaudit ermöglicht es einem Unternehmen, Frachtbriefe auf Richtigkeit zu prüfen, anzupassen und zu überprüfen. Dieser Prozess beginnt mit dem Sammeln von Frachtbriefen bei Lieferanten. Die Mitarbeiter des Unternehmens geben die Rechnungen dann in ein computergestütztes Buchhaltungssystem ein. Die Buchhalter überprüfen jede Rechnung auf Angaben wie Kilometerstand, Zusatzkosten und Tarife. Der Zweck eines Frachtaudits besteht darin, die Gültigkeit und Richtigkeit jeder Rechnung sicherzustellen.
Versand und Fracht können für bestimmte Unternehmen hohe Kosten verursachen. Diejenigen im Einzelhandel oder in der Gastronomie sind am stärksten vom Güterverkehr betroffen. Steigende Öl- und Gaspreise können auch eine Frachtprüfung wichtiger machen. Unternehmen geben häufig Versand- und Frachtkosten an Kunden weiter. Wenn für diese Gebühren keine genauen Aufzeichnungen geführt werden, kann dies zu höheren Kosten führen, ohne dass sich die Preise erhöhen, um gleichmäßige Gewinne zu erzielen.
Das Frachtaudit kann ein periodischer Überprüfungsprozess sein. Die Buchhalter können jeden Monat einige Rechnungen stichprobenartig prüfen, um sicherzustellen, dass keine zusätzlichen Gebühren anfallen. Große Unternehmen beschäftigen häufig einen Fracht- oder Logistikanalysten. Dieser Mitarbeiter ist der Vermittler zwischen Frachtunternehmen und Unternehmen. Seine Aufgabe ist es, alle vom Management genehmigten Rechnungen nach Erhalt in das System einzugeben. fragwürdige Rechnungen müssen korrigiert werden, bevor sie in das System eingegeben werden.
Für die Durchführung von Frachtprüfungsverfahren stehen drei verschiedene Methoden zur Verfügung. Bei der manuellen Zuordnung muss der Buchhalter jede Rechnung von Hand auf identifizierte Posten überprüfen. Software kann so programmiert werden, dass Ausnahmen gemeldet werden, wenn die Frachtkosten über einem bestimmten Niveau liegen. Outsourcing ist die dritte Option. Unternehmen können ein externes Unternehmen beauftragen, Fracht- und Versandrechnungen nach Unstimmigkeiten zu durchsuchen.
Ein weiterer Zweck des Frachtaudits besteht darin, sicherzustellen, dass ein Unternehmen alle von Anbietern gewährten Rabatte erhält. Die meisten Frachtanbieter bieten prozentuale Rabatte für bestimmte Versandmengen an. Das Frachtaudit stellt sicher, dass keine Rechnungen ohne den richtigen Rabatt eingehen. Spezielle Gebühren für Frachtrechnungen werden ebenfalls überprüft. Die Buchhalter müssen erkennen, warum diese auf dem Frachtbrief vermerkt sind und wie sie im Hauptbuch erfasst werden.
Computergestützte Buchhaltungs- oder Managementsysteme sind in der Regel ein Muss für den Frachtprüfungsprozess. Dies ermöglicht den nahezu sofortigen Empfang von Rechnungen und Rechnungen zur Überprüfung. Die Buchhalter können die Rechnungen rechtzeitig erhalten, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht zu viel Geld zahlt, bevor die Frachtrechnungen überprüft werden.