Wat is een maaltijdvergoeding?
Een maaltijdvergoeding is een betaling van een werkgever aan een werknemer die voor een zakelijke maaltijd uit eigen zak heeft betaald. Om een vergoeding te krijgen, moet de werknemer zich in het algemeen houden aan specifieke zakelijke richtlijnen die toegestane maaltijdkosten definiëren. Doorgaans moet een formulier voor bedrijfskosten worden ingevuld met de datum, het bedrag en de reden voor de zakelijke maaltijd. Werkgevers kiezen ervoor om werknemers te vergoeden voor maaltijden in werksituaties waar dit een gemakkelijkere en nauwkeurigere manier is om zakelijke uitgaven te volgen.
Het doel van een maaltijdvergoeding is om ervoor te zorgen dat een werknemer correct wordt vergoed voor alle zakelijke kosten. Dit gebeurt in situaties waarin het vooraf toewijzen van een specifiek dollarbedrag mogelijk onnauwkeurig kan blijken. Een werknemer kan bijvoorbeeld $ 20 US Dollars (USD) uitgeven voor een zakelijke maaltijd, maar vindt dat het diner slechts $ 15 USD kost. In dit geval profiteert de onderneming van de terugbetaling van het exacte bedrag aan de werknemer.
Een maaltijdvergoeding kan in verschillende zakelijke maaltijdsituaties van toepassing zijn. Een werknemer die op zakenreis is, kan worden toegestaan om maaltijden te kopen op de luchthaven of tijdens zijn reis. Hij moet mogelijk de rekening voor het diner ophalen tijdens een productvergadering met een klant. In andere situaties moet hij misschien lunch bestellen voor een bedrijfsgerelateerde verkooppresentatie. Elk bedrijf of organisatie heeft zijn eigen richtlijnen voor welke soorten en bedragen zakelijke maaltijdkosten voor vergoeding in aanmerking komen.
Om een maaltijdvergoeding te krijgen, moet een werknemer meestal specifieke stappen ondernemen. In veel gevallen moet een onkostenformulier worden ingevuld met de datum van de maaltijd, de kosten en, indien van toepassing, de personen die aanwezig zijn bij de zakelijke maaltijd. Maaltijdbonnen moeten normaal gesproken samen met de onkostennota worden ingeleverd. In de meeste gevallen is de handtekening van de werknemer en die van zijn leidinggevende nodig op het kostenformulier voordat de maaltijdvergoeding door het bedrijf of de organisatie kan worden verleend.
Een werknemer wordt geconfronteerd met zowel voordelen als uitdagingen met betrekking tot maaltijdvergoedingen. Hij heeft de vrijheid om maaltijden te bestellen zonder zich al te veel zorgen te maken over de exacte kosten. Een maaltijdvergoeding wordt doorgaans beschouwd als bedrijfskosten en is over het algemeen niet belastbaar als inkomen, wat belangrijk is voor werknemers om te weten bij het indienen van belastingen. De uitdaging om voor maaltijden vergoed te worden, doet zich soms voor als er grote vertragingen bestaan tussen het moment dat de werknemer de kosten maakt en wanneer de werkgever daadwerkelijk een vergoeding verstrekt. Sommige werknemers gebruiken creditcards om zakelijke maaltijden te dekken als ze het zich niet kunnen veroorloven om zakelijke maaltijden contant te betalen.