Hvad er en godtgørelse for måltider?
En godtgørelse af måltider er en betaling fra en arbejdsgiver til en medarbejder, der har betalt for et forretningsmåltid fra egen lomme. For at opnå godtgørelse skal medarbejderen generelt overholde specifikke forretningsretningslinjer, der definerer tilladte måltidsudgifter. Typisk skal en forretningsudgiftsformular udfyldes med detaljeret dato, beløb og årsag til forretningsmelet. Arbejdsgivere vælger at godtgøre ansatte for måltider i arbejdssituationer, hvor dette vil vise sig at være en mere praktisk og nøjagtig måde at spore forretningsomkostninger på.
Formålet med en godtgørelse af måltider er at sikre, at en medarbejder kompenseres korrekt for alle forretningsrelaterede udgifter. Dette gøres i situationer, hvor tildeling af et specifikt dollarbeløb på forhånd kan vise sig unøjagtigt. En medarbejder kan måske have tilladelse til at bruge $ 20 US Dollars (USD) til et forretningsmåltid, for eksempel, men finder ud af, at middagen kun koster $ 15 USD. I dette tilfælde fordeles virksomheden ved at godtgøre medarbejderen det nøjagtige beløb.
En godtgørelse af måltider kan anvendes i en række forskellige forretningsmåltidssituationer. En medarbejder, der rejser på forretningsrejse, kan have tilladelse til at købe måltider i lufthavnen eller på sin rejse. Det kan være nødvendigt, at han henter middagsregningen på et produktmøde med en klient. I andre situationer kan det være nødvendigt at han bestiller frokost til en virksomhedsrelateret salgspræsentation. Hver virksomhed eller organisation har sine egne retningslinjer for, hvilke typer og mængder af forretningsudgifter, der er tilladt for refusion.
For at opnå refusion af måltider skal en medarbejder normalt tage specifikke skridt. I mange tilfælde skal der udfyldes en udgiftsformular, der angiver datoen for måltidet, omkostningerne og, hvis relevant, de personer, der er til stede på forretningsmelet. Måltidsindtægter skal normalt indtastes sammen med udgiftsrapporten. I de fleste tilfælde er det nødvendigt at underskrive medarbejderen og hans tilsynsførende på udgiftsformularen før godtgørelse af måltider kan tildeles af virksomheden eller organisationen.
En medarbejder står over for både fordele og udfordringer med hensyn til refusion af måltider. Han har friheden til at bestille måltider uden at være alt for bekymret for at overholde en nøjagtig pris. En måltidsgodtgørelse betragtes typisk som en forretningsudgift og er normalt ikke skattepligtig som indkomst, hvilket er vigtigt for de ansatte at vide, når de indberetter skatter. Udfordringen med at få godtgjort måltider opstår undertiden, hvis der er omfattende forsinkelser mellem det tidspunkt, hvor medarbejderen pådrager sig omkostningerne, og når arbejdsgiveren faktisk udsteder godtgørelse. Nogle medarbejdere bruger kreditkort til at dække forretningsmåltider, hvis de ikke har råd til at betale for forretnings måltider kontant.