Was ist eine Essenserstattung?
Eine Essenserstattung ist eine Zahlung eines Arbeitgebers an einen Arbeitnehmer, der ein Geschäftsessen aus eigener Tasche bezahlt hat. Um eine Erstattung zu erhalten, muss der Mitarbeiter im Allgemeinen bestimmte Geschäftsrichtlinien einhalten, in denen die zulässigen Verpflegungskosten festgelegt sind. In der Regel muss ein Geschäftskostenformular mit Datum, Betrag und Grund für das Geschäftsessen ausgefüllt werden. Die Arbeitgeber entschließen sich, die Arbeitnehmer für Mahlzeiten in Arbeitssituationen zu entschädigen, in denen dies eine bequemere und genauere Möglichkeit zur Verfolgung der Geschäftsausgaben darstellt.
Der Zweck einer Verpflegungserstattung besteht darin, sicherzustellen, dass ein Mitarbeiter für alle geschäftlichen Ausgaben angemessen entschädigt wird. Dies geschieht in Situationen, in denen sich die Zuteilung eines bestimmten Dollarbetrags im Voraus möglicherweise als ungenau herausstellt. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise 20 US-Dollar (USD) für ein Geschäftsessen ausgeben, muss jedoch feststellen, dass das Abendessen nur 15 USD kostet. In diesem Fall profitiert das Unternehmen, indem es dem Mitarbeiter den genauen Betrag erstattet.
Eine Verpflegungserstattung kann in einer Vielzahl von Geschäftsverpflegungssituationen angewendet werden. Ein Mitarbeiter, der geschäftlich unterwegs ist, kann möglicherweise Mahlzeiten am Flughafen oder während seiner Reise kaufen. Möglicherweise muss er die Rechnung für das Abendessen bei einem Produktmeeting mit einem Kunden abholen. In anderen Situationen muss er möglicherweise ein Mittagessen für eine firmenbezogene Verkaufspräsentation bestellen. Jedes Unternehmen oder jede Organisation hat ihre eigenen Richtlinien, nach denen Art und Höhe der Kosten für Geschäftsessen erstattet werden können.
Um eine Essenserstattung zu erhalten, muss ein Mitarbeiter in der Regel bestimmte Schritte unternehmen. In vielen Fällen muss ein Spesenformular ausgefüllt werden, in dem das Datum der Mahlzeit, die Kosten und gegebenenfalls die beim Geschäftsessen anwesenden Personen angegeben sind. Essensbelege müssen normalerweise zusammen mit der Spesenabrechnung eingereicht werden. In den meisten Fällen ist die Unterschrift des Mitarbeiters und seines Vorgesetzten auf dem Spesenformular erforderlich, bevor das Unternehmen oder die Organisation eine Erstattung der Mahlzeiten gewähren kann.
Ein Mitarbeiter sieht sich sowohl mit Vorteilen als auch mit Herausforderungen in Bezug auf die Erstattung von Mahlzeiten konfrontiert. Er hat die Freiheit, Mahlzeiten zu bestellen, ohne sich übermäßig um die genauen Kosten zu kümmern. Die Erstattung von Mahlzeiten wird in der Regel als Geschäftsaufwand betrachtet und ist im Allgemeinen nicht als Einkommen steuerpflichtig. Dies ist wichtig, damit die Mitarbeiter wissen, wann sie Steuern einreichen. Die Schwierigkeit, eine Erstattung für Mahlzeiten zu erhalten, tritt manchmal auf, wenn zwischen dem Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer die Kosten trägt, und dem Zeitpunkt, zu dem der Arbeitgeber die Erstattung tatsächlich vornimmt, erhebliche Verzögerungen auftreten. Einige Mitarbeiter verwenden Kreditkarten, um Geschäftsessen abzudecken, wenn sie es sich nicht leisten können, Geschäftsessen in bar zu bezahlen.