Co to jest zwrot posiłku?
Zwrot kosztów posiłków to płatność od pracodawcy na rzecz pracownika, który zapłacił za posiłek służbowy z własnej kieszeni. Aby uzyskać zwrot kosztów, pracownik musi zasadniczo przestrzegać określonych wytycznych biznesowych, które określają dopuszczalne wydatki na posiłek. Zazwyczaj należy wypełnić formularz wydatków służbowych, podając datę, kwotę i powód posiłku służbowego. Pracodawcy decydują się zwrócić pracownikom koszty posiłków w sytuacjach pracy, w których okaże się to wygodniejszym i dokładniejszym sposobem śledzenia wydatków biznesowych.
Celem zwrotu kosztów posiłków jest zapewnienie pracownikowi odpowiedniej rekompensaty za wszystkie wydatki związane z działalnością gospodarczą. Odbywa się to w sytuacjach, w których wcześniejsze przydzielenie określonej kwoty w dolarach może okazać się niedokładne. Pracownik może na przykład wydać 20 dolarów amerykańskich na posiłek biznesowy, ale uzna, że obiad kosztuje tylko 15 USD. W takim przypadku korzyść biznesowa polega na zwrocie pracownikowi dokładnej kwoty.
Zwrot kosztów posiłków może mieć zastosowanie w różnych sytuacjach związanych z posiłkami służbowymi. Pracownik podróżujący w interesach może mieć prawo do zakupu posiłków na lotnisku lub podczas podróży. Może być zobowiązany do odebrania rachunku za obiad na spotkaniu produktowym z klientem. W innych sytuacjach może być konieczne zamówienie lunchu na prezentację sprzedaży związaną z firmą. Każda firma lub organizacja ma własne wytyczne dotyczące tego, jakie rodzaje i kwoty wydatków na posiłki służbowe są dopuszczalne do zwrotu.
Aby uzyskać zwrot kosztów posiłków, pracownik musi zazwyczaj podjąć określone kroki. W wielu przypadkach należy wypełnić formularz wydatków wskazujący datę posiłku, koszt oraz, w stosownych przypadkach, osoby obecne na posiłku służbowym. Potwierdzenia posiłków należy zwykle przekazywać wraz z raportem z wydatków. W większości przypadków podpis pracownika i jego przełożonego jest potrzebny na formularzu wydatków, zanim firma lub organizacja może przyznać zwrot kosztów posiłków.
Pracownik ma do czynienia zarówno z zaletami, jak i wyzwaniami związanymi ze zwrotem posiłków. Ma swobodę zamawiania posiłków bez nadmiernego dbania o przestrzeganie dokładnych kosztów. Zwrot kosztów posiłków jest zwykle uważany za koszt biznesowy i zasadniczo nie podlega opodatkowaniu jako dochód, co jest ważne, aby pracownicy wiedzieli o tym, kiedy składają podatek. Wyzwanie, jakim jest zwrot kosztów posiłków, pojawia się czasami, gdy występują znaczne opóźnienia między czasem, w którym pracownik ponosi koszty, a faktycznym zwrotem kosztów przez pracodawcę. Niektórzy pracownicy używają kart kredytowych do pokrywania posiłków biznesowych, jeśli nie stać ich na opłacenie posiłków biznesowych gotówką.