O que é um reembolso de refeição?
Um reembolso de refeição é um pagamento de um empregador a um funcionário que pagou por uma refeição de negócios do próprio bolso. Para obter reembolso, o funcionário geralmente deve cumprir as diretrizes comerciais específicas que definem as despesas com refeições permitidas. Normalmente, um formulário de despesa comercial deve ser preenchido detalhando a data, o valor e o motivo da refeição comercial. Os empregadores optam por reembolsar os funcionários por refeições em situações de trabalho em que isso provará ser uma maneira mais conveniente e precisa de rastrear as despesas comerciais.
O objetivo de um reembolso de refeição é garantir que um funcionário seja adequadamente remunerado por todas as despesas relacionadas aos negócios. Isso é feito em situações em que a atribuição antecipada de uma quantia específica em dólares pode ser imprecisa. Um funcionário pode gastar US $ 20 em uma refeição de negócios, por exemplo, mas acha que o jantar custa apenas US $ 15. Nesse caso, a empresa se beneficia reembolsando o empregado pelo valor exato.
Um reembolso de refeição pode ser aplicado em várias situações de refeição de negócios. Um funcionário que viaja a negócios pode ter permissão para comprar refeições no aeroporto ou durante sua viagem. Ele pode ser obrigado a pagar a conta do jantar em uma reunião de produto com um cliente. Em outras situações, ele pode precisar pedir o almoço para uma apresentação de vendas relacionada à empresa. Cada empresa ou organização possui suas próprias diretrizes para quais tipos e quantidades de despesas com refeições de negócios são permitidas para reembolso.
Para obter um reembolso de refeição, um funcionário geralmente deve tomar medidas específicas. Em muitos casos, um formulário de despesa deve ser preenchido indicando a data da refeição, o custo e, se aplicável, os indivíduos presentes na refeição de negócios. Normalmente, os recibos de refeições devem ser entregues juntamente com o relatório de despesas. Na maioria dos casos, a assinatura do funcionário e a de seu supervisor são necessárias no formulário de despesa antes que o reembolso da refeição seja concedido pela empresa ou organização.
Um funcionário se depara com vantagens e desafios com relação a reembolsos de refeições. Ele tem a liberdade de pedir refeições sem se preocupar demais em aderir a um custo exato. Normalmente, um reembolso de refeição é considerado uma despesa comercial e geralmente não é tributável como receita, o que é importante para os funcionários saberem quando apresentarem impostos. O desafio de ser reembolsado pelas refeições às vezes ocorre se existirem atrasos extensos entre o tempo em que o funcionário incorre no custo e o momento em que o empregador efetivamente emite o reembolso. Alguns funcionários usam cartões de crédito para cobrir refeições de negócios, se não puderem pagar por refeições de negócios em dinheiro.