Wat is een loonaudit?
Een loonaudit is een inspectie van loonlijsten door een derde. De audit kan om verschillende redenen worden uitgevoerd, variërend van de wens om intern te bevestigen dat de looninformatie correct is tot een inspectie namens een verzekeringsmaatschappij om het juiste premiebedrag voor de werknemersverzekeringsverzekering te bepalen. Regelmatige interne controle wordt aanbevolen, vooral in grote bedrijven, om ervoor te zorgen dat gegevens nauwkeurig en goed worden bijgehouden en om problemen te identificeren voordat ze op een externe audit komen.
In een loonaudit controleert de auditor alle documentatie met betrekking tot de loonlijst, verifieert hij of deze correct is en zoekt hij naar tekenen van problemen zoals werknemers met onvolledige loongeschiedenis, inhoudingen die niet overeenkomen met bijdragen, enzovoort. De auditor identificeert ook welke leden van het bedrijf verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van loonprocedures en bekijkt het bedrijfsprotocol voor de afhandeling van loonlijsten om probleemgebieden te identificeren en werknemers te testen om te bevestigen dat zij het meest recente protocol gebruiken.
Voor een interne audit kunnen bedrijven hun eigen personeel gebruiken of een auditdienst inhuren en vragen dat zij de audit uitvoeren. Het gebruik van een derde kan ervoor zorgen dat de resultaten van de loonaudit meer integriteit hebben, omdat een derde geen belangenconflict mag hebben dat de auditresultaten zou kunnen scheeftrekken. De resultaten van de interne audit kunnen worden gebruikt om procedures aan te scherpen, te bevestigen dat werknemers het protocol volgen en gebieden te identificeren waar ongepaste activiteiten kunnen plaatsvinden.
Externe audits kunnen worden aangevraagd door belastingautoriteiten en verzekeringsmaatschappijen. In deze gevallen behandelt de entiteit die de audit aanvraagt de audit of huurt hij een auditor in om de loonaudit-audit uit te voeren. Bedrijven moeten zich ervan bewust zijn dat weigering van een audit in het algemeen wordt gezien als een erkenning van schuld. Zelfs als er niets aan de hand is, worden de records bij het uitvoeren van de audit uiteindelijk doorzocht op tekenen van wangedrag. Het is raadzaam om samen te werken en juridisch advies in te winnen om meer te weten te komen over welke documenten aan de auditor moeten worden overhandigd en hoe het auditproces werkt.
Het resultaat van een externe audit kan variëren, afhankelijk van waarom het werd besteld en wat de resultaten waren. Een verzekeringsmaatschappij kan bijvoorbeeld het premiebedrag aanpassen op basis van de audit. Als uit een loonaudit blijkt dat een bedrijf dingen doet zoals het innen van belastingbijdragen en het niet indienen van de middelen bij de overheid, zal het bedrijf worden gestraft met boetes.