Wat is een salarisadministratie?
Een salarisadministratie is een methode om de betalingsinformatie vast te leggen voor elke werknemer of contractant die geld ontvangt van de salarisadministratie van een bedrijf. Hoewel salarisadministratie ooit eenvoudige papieren grootboeken waren met verschillende kolommen voor het vastleggen van informatie, houden de meeste bedrijven nu hun salarisadministratie op computers, met behulp van spreadsheets of meer gecompliceerde salarisadministratie indien nodig. Het voordeel van het gebruik van een salarisadministratie is dat het de werkgever of werknemer in staat stelt om in één oogopslag te zien hoeveel geld er is uitbetaald en aan welke werknemer, en het dient meestal als back-updocumentatie voor belastingdoeleinden.
De meeste grotere bedrijven hebben een speciale salarisafdeling die als taak heeft het salarisadministratie te onderhouden en ervoor te zorgen dat alle betalingen correct zijn en op tijd worden uitgevoerd. Kleinere bedrijven of personen die werknemers moeten betalen, zullen waarschijnlijk zelf de salarisadministratie moeten bijhouden. Het maakt echt niet uit of het op een computer of op een grootboek gebeurt; sommige mensen vinden de ene methode gewoon comfortabeler en foutbestendig dan de andere, of ze hebben de ene methode geleerd en zijn terughoudend om de andere te proberen. In de meeste gevallen is het niet nodig om het grootboek bijzonder ingewikkeld te maken.
Het is handig voor iemand die een salarisadministratie moet gebruiken om van tevoren te bepalen hoeveel kolommen nodig zijn. Voor een basisboekhouding beginnen de meeste mensen met één kolom voor de naam van de werknemer; een andere kolom voor zijn of haar functie en status, zoals voltijds of deeltijds; en een derde kolom voor de betaalperiode of het aantal uren in de betaalperiode. De volgende kolom moet het brutobedrag van de looncheque bevatten, dit is het bedrag vóór belastingen. De volgende twee kolommen bevatten doorgaans inhoudingen, zoals inkomstenbelasting of andere inhoudingen, zoals die voor uitkeringen. De laatste kolom kan dan het nettobedrag van het laatste salaris bevatten - wat de werknemer daadwerkelijk mee naar huis neemt.
Andere kolommen kunnen indien nodig worden toegevoegd, maar dit zijn de meest voorkomende insluitsels op een salarisadministratie. Elk van de kolommen kan vervolgens worden uitgebalanceerd door ze over en neer toe te voegen en vervolgens te controleren of de cijfers allemaal overeenkomen. Bedrijven brengen hun grootboeken doorgaans wekelijks of maandelijks in evenwicht, afhankelijk van het aantal werknemers in het bedrijf en de complexiteit van de salarisadministratie. Wanneer belastingtijd komt, kunnen ze zeer nuttig zijn voor het indienen van belastingen of voor het verstrekken van informatie aan een accountant of belastingvoorbereider.