Co je to mzdová kniha?
Mzdová kniha je metoda zaznamenávání platebních informací pro každého zaměstnance nebo dodavatele, který dostává finanční prostředky od mzdového oddělení společnosti. Ačkoli mzdové knihy byly kdysi jednoduchými papírovými knihami s různými sloupci pro zaznamenávání informací, většina společností nyní vede své mzdové knihy na počítačích pomocí tabulek nebo komplikovanějších softwarových programů pro mzdy v případě potřeby. Výhodou použití mzdové knihy je to, že umožňuje zaměstnavateli nebo mzdovému zaměstnanci na první pohled vidět množství peněz, které byly vyplaceny a kterému zaměstnanci, a obvykle slouží jako záložní dokumentace pro daňové účely.
Většina větších společností bude mít specializované oddělení mezd, jehož úkolem je udržovat mzdovou knihu a zajistit, aby všechny platby byly přesné a provedené včas. Menší společnosti nebo jednotlivci, kteří potřebují platit zaměstnance, budou pravděpodobně muset sami udržovat účetní knihy. Opravdu nezáleží na tom, zda se provádí na počítači nebo na papírové knize; někteří lidé prostě najdou jednu metodu pohodlnější a odolnější vůči chybám než jiná, nebo se naučili jednu metodu a jsou zdrženliví, aby vyzkoušeli jinou. Ve většině případů není nutné, aby byla mzdová kniha zvlášť složitá.
Je užitečné, aby někdo, kdo musí používat účetní listinu, předem určil, kolik sloupců bude potřeba. V případě základní mzdové knihy většina lidí začíná jedním sloupcem pro jméno zaměstnance; další sloupec pro jeho / její pracovní pozici a status, například plný nebo částečný úvazek; a třetí sloupec pro výplatní období nebo počet hodin v výplatním období. Další sloupec by měl obsahovat hrubou částku výplaty, což je částka před zdaněním. Další dva sloupce obvykle zahrnují odpočty, jako je daň z příjmu nebo jiné odpočty, jako jsou ty, které byly vzaty za dávky. Poslední sloupec pak může obsahovat čistou částku konečné výplaty - to, co zaměstnanec skutečně vezme domů.
Podle potřeby lze přidat další sloupce, jedná se však o nejtypičtější inkluze na účetní knize. Každý ze sloupců pak může být vyvážen jejich přidáním napříč a dolů a poté se ujistěte, že se všechny čísla shodují. Společnosti obvykle vyvažují své účetní knihy na týdenní nebo měsíční bázi, v závislosti na počtu zaměstnanců ve společnosti a složitosti účetních knih. Když přijde daňový čas, mohou být velmi užitečné při podávání daní nebo při poskytování informací účetnímu nebo daňovému subjektu.