Hva er en lønnsbok?
En lønnsbok er en metode for å registrere betalingsinformasjonen for hver ansatt eller entreprenør som mottar midler fra et selskaps lønnsavdeling. Selv om lønnsregister var en gang enkle papirhovedbøker med forskjellige kolonner for registrering av informasjon, holder de fleste selskaper nå lønnsregnskapene sine på datamaskiner, ved å bruke regneark eller mer kompliserte lønnsprogrammer om nødvendig. Fordelen ved å bruke en lønnsbok, er at den gjør det mulig for arbeidsgiveren eller lønnsansatte å se på et øyeblikk hvor mye penger som ble utbetalt og til hvilken ansatt, og det fungerer typisk som sikkerhetskopieringsdokumentasjon.
De fleste større selskaper vil ha en dedikert lønnsavdeling som har til oppgave å opprettholde lønnsregnskapet og sørge for at alle utbetalinger er nøyaktige og foretas i tide. Mindre selskaper eller enkeltpersoner som trenger å betale ansatte vil trolig ha behov for å opprettholde lønnsregister selv. Det gjør virkelig ingen forskjell om det gjøres på en datamaskin eller på en papirbok; noen mennesker finner bare en metode mer komfortabel og feilbestandig enn den andre, eller de lærte en metode og er tilbakeholdne med å prøve en annen. I de fleste tilfeller er det ikke nødvendig å gjøre lønnsregnskapet spesielt komplisert.
Det er nyttig for noen som må bruke en lønnsbok for å avgjøre på forhånd hvor mange kolonner det vil være behov for. For en grunnleggende lønnsbok, begynner de fleste med en kolonne for den ansattes navn; en annen spalte for hans eller hennes stillingsbetegnelse og status, for eksempel på heltid eller deltid; og en tredje kolonne for lønnsperioden eller antall timer i lønnsperioden. Den neste kolonnen skal inneholde bruttobeløpet til lønnsslippen, som er beløpet før skatt. De neste to kolonnene inkluderer vanligvis fradrag, for eksempel inntektsskatt eller andre fradrag, for eksempel de som er tatt for fordeler. Den siste kolonnen kan da inkludere nettobeløpet til den endelige lønnsslippen - hva den ansatte faktisk tar med hjem.
Andre kolonner kan legges til etter behov, men dette er de mest typiske inkluderingene i en lønnsbok. Hver av kolonnene kan deretter balanseres ved å legge dem over og ned, og deretter sørge for at figurene stemmer overens. Bedrifter balanserer vanligvis hovedbøkene sine hver uke eller månedlig, avhengig av antall ansatte i selskapet og kompleksiteten i lønnsregnskapet. Når skattetid kommer, kan de være svært nyttige for innlevering av skatter eller for å gi informasjon til en regnskapsfører eller skatteoppdragsmann.