Wat is een aankoopkaart?
Er zijn veel verschillende soorten kaarten die bedrijven en bedrijven gebruiken om bedrijfsaankopen te doen. Veel bedrijven hebben ontdekt dat het meest voordelige en kostenefficiënte type kaart om te kopen een aankoopkaart is. Dit soort kaarten wordt gegeven aan geautoriseerde werknemers van wie wordt verwacht dat ze alle regels volgen die hun werkgever heeft vastgesteld met betrekking tot het gebruik van de kaart. Meestal worden inkoopkaarten gebruikt als een manier om betalingen aan leveranciers van een bedrijf te doen. De kaarten zijn erg voordelig omdat ze kunnen worden ingesteld met werkgeverslimieten en ze kunnen helpen de operationele kosten te verlagen.
Wanneer bedrijven hun leveranciers vaak betalen via traditionele procure-to-pay-procedures, zal het bedrijf vaak meer betalen voor het proces of de transactiekosten dan het werkelijke item of de gekochte items. Dit is een zeer inefficiënte manier om een bedrijf te runnen. Bedrijven die inkoopkaarten gebruiken, kunnen 55 tot 80 procent besparen op proceskosten, waardoor inkoopkaarten een zeer kostenefficiënte manier zijn om voorraden te betalen.
Er is een groot aantal leveranciers die kortingen aanbieden aan bedrijven als ze inkoopkaarten gebruiken. Dit is een van de belangrijkste redenen dat bedrijven inkoopkaarten gebruiken, omdat ze hiermee gedurende een periode van een jaar meerdere keren aanzienlijke hoeveelheden geld kunnen besparen. Omdat deze kaarten zichzelf bijhouden via online records, kunnen bedrijven hun operationele kosten verlagen door het aantal werknemers binnen een crediteurenafdeling te verminderen.
Omdat bedrijven inkoopkaarten uitgeven, geven de meeste kaarten werkgeverslimieten. Deze limieten zijn grenzen die werknemers met de kaarten niet mogen overschrijden. Meestal zijn de limieten afhankelijk van hoeveel een werknemer dagelijks, wekelijks of maandelijks op de kaart kan laden. Hoewel het kopen van kaarten kan worden ingesteld met werkgeverslimieten, is het altijd verstandig om de kaart van elke werknemer periodiek te laten controleren; dit helpt ervoor te zorgen dat de kaarten op de juiste manier worden gebruikt.
Aankoopkaarten kunnen eigenlijk in niet-plastic vorm worden verkregen, zoals virtuele rekeningnummers. Het hangt van de behoeften van een bedrijf af welk type aankoopkaart het meest voordelig is. Voordat een bedrijf een inkoopkaart begint te gebruiken, moet het ervoor zorgen dat zijn leveranciers en de bedrijven die het wil zakendoen, inkoopkaarten accepteren als een vorm van betaling. De meeste bedrijven accepteren de kaarten, maar een bedrijf moet zijn leveranciers laten weten dat het van betaalmethode wisselt. Als een bedrijf zijn leveranciers meestal niet op de hoogte brengt, zullen de leveranciers een inkoopkaart pas accepteren nadat ze daarvoor toestemming hebben gekregen.