Wat is een subadministratie?

Een subadministratie is een subeenheid van het grootboek. De subeenheid bevat meer gedetailleerde informatie dan het grootboek. Het grootboek van een bedrijf bevat bijvoorbeeld regelitems voor elke verschillende bedrijfsactiviteit. De regelitems die crediteuren en debiteuren vertegenwoordigen, hebben echter subadministrators met aanvullende informatie. Deze extra grootboeken hebben rekeningen voor elk individu of bedrijf dat respectievelijk geld van het bedrijf verschuldigd is of een vordering op de activa van het bedrijf heeft.

Het gebruik van subadministrators creëert een schoner grootboek. In plaats van alle stukjes financiële informatie in een grootboek te proppen, kan het gebruik van extra grootboeken helpen een beter rapportageproces te creëren. Bedrijven hebben vaak de mogelijkheid om zoveel subadministrators te maken en te gebruiken als ze willen. Het enige voorbehoud is dat elk subadministratie wordt opgerold naar het enkele regelitem in het grootboek. Alle cijfers moeten in evenwicht zijn met het grootboekregelitem.

Het regelitem in een grootboek dat een subadministratie vertegenwoordigt, wordt een controlling-account genoemd. De controlling-account dicteert alle informatie die wordt gerapporteerd in het grootboekregelitem. Dit is gebruikelijk in geautomatiseerde boekhoudsystemen. Wanneer bedrijven een nieuw subadministratie opzetten, moeten ze dicteren welk controllingaccount het grootboek dekt.

Accountafstemmingen zijn ook eenvoudiger wanneer een bedrijf een individuele subadministratie maakt voor zijn financiële informatie. Accountants kunnen onderscheiden welke grootboeken vatbaar zijn voor fouten en fouten. Deze individuele grootboeken worden vervolgens ingesteld voor een maandelijkse afstemming. Het proces houdt in dat u het grootboektotaal neemt en in evenwicht brengt met het totaal van het subadministratie. Verschillen tussen de twee vereisen onderzoek om problemen te ontdekken en te verhelpen.

Bedrijven worden niet geconfronteerd met vereisten voor het toevoegen van subadministraties aan hun grootboeksystemen. Het gebruik van individuele grootboeken is gewoon een financieel gegevensbeheersysteem. Door bepaalde informatie te verspreiden, kunnen belanghebbenden doorgaans de financiële gezondheid van het bedrijf evalueren. Het biedt ook transparantie voor geldschieters en beleggers die de boeken van het bedrijf bekijken.

Het is mogelijk om te veel subeenheden van een grootboek te hebben. Wanneer dit gebeurt, besteedt een bedrijf veel tijd aan het balanceren van elk individueel grootboek naar het grootboek. Als het individuele grootboek informatie bevat die niet voor altijd doorgaat, is het grootboek niet nodig. Dit zal resulteren in het controleren van het grootboek om te verzekeren dat er geen informatie daar wordt gepost, en het saldo nul is elke boekhoudperiode. Accountants besteden meer tijd aan het beheren van een leeg grootboek wanneer dit gebeurt.