Hvad er en Subledger?
En subletger er en underenhed for hovedbogen. Underenheden indeholder mere detaljerede oplysninger end hovedbogen. For eksempel indeholder en virksomheds hovedbog linjeposter for hver forskellige forretningsaktiviteter. Linjeposter, der repræsenterer leverandørkonti og tilgodehavender, har dog underudlejere med yderligere oplysninger. Disse ekstra hovedbøger har konti for hver enkelt person eller virksomhed, der skylder virksomheden henholdsvis penge eller har et krav mod virksomhedens aktiver.
Brug af underhuse skaber en renere hovedbog. I stedet for at proppe alle finansieringsoplysninger i en hovedbok, kan brugen af ekstra hovedbøger hjælpe med at skabe en bedre rapporteringsproces. Virksomheder har ofte evnen til at skabe og bruge så mange udlejere som de ønsker. Den eneste advarsel er, at hver sugetger ruller op til den enkelte linjepost i hovedbogen. Alle tal skal afbalanceres med hovedbokslinjeposten.
Linjeposten i en hovedbog, der repræsenterer en udlejning, kaldes en kontrollerende konto. Den kontrollerende konto dikterer al information rapporteret i hovedbokslinjeposten. Dette er almindeligt i edb-regnskabssystemer. Når virksomheder opretter en ny udlejningsenhed, skal de diktere, hvilken kontrolkonto der dækker hovedbogen.
Kontoafstemning er også lettere, når en virksomhed opretter en individuel subletger for sine økonomiske oplysninger. Revisorer kan adskille hvilke hovedbøger der er tilbøjelige til fejl og fejl. Disse individuelle hovedbøger oprettes derefter til en månedlig forsoning. Processen involverer at tage hovedbogen i alt og afbalancere det tilbage til det samlede beløb fra udlejeren. Forskelle mellem de to kræver forskning for at opdage og rette eventuelle problemer.
Virksomheder står ikke over for krav om at tilføje udlejere til deres hovedbogsystemer. Brug af individuelle hovedbøger er simpelthen et finansielt datastyringssystem. Udbrydelse af visse oplysninger hjælper typisk interessenter med at evaluere virksomhedens økonomiske helbred. Det giver også gennemsigtighed for långivere og investorer, der ser på virksomhedens bøger.
Det er muligt at have for mange underenheder af en hovedbog. Når dette sker, bruger et selskab rigelige mængder af tid på at balancere hver enkelt hovedbok til hovedbogen. Hvis den enkelte hovedbok indeholder oplysninger, der ikke fortsætter i evighed, er hovedbogen unødvendig. Dette vil resultere i en gennemgang af hovedbogen for at sikre, at der ikke offentliggøres nogen oplysninger der, og saldoen er nul hver regnskabsperiode. Revisorer bruger mere tid på at administrere en tom hovedbok, når dette sker.