Was ist ein Nebenbuch?
Ein Nebenbuch ist eine Untereinheit des Hauptbuchs. Die Untereinheit enthält detailliertere Informationen als das Hauptbuch. Das Hauptbuch eines Unternehmens enthält beispielsweise Positionen für jede einzelne Geschäftsaktivität. Die Belegpositionen für Kreditoren und Debitoren haben jedoch Nebenbücher mit zusätzlichen Informationen. Diese zusätzlichen Bücher haben Konten für jede Person oder jedes Unternehmen, die bzw. das dem Unternehmen Geld schuldet oder eine Forderung gegen das Vermögen des Unternehmens hat.
Durch die Verwendung von Nebenbüchern wird ein übersichtlicheres Hauptbuch erstellt. Anstatt alle Finanzinformationen in einem Hauptbuch zusammenzufassen, kann die Verwendung zusätzlicher Hauptbücher zu einem besseren Berichterstattungsprozess beitragen. Unternehmen haben häufig die Möglichkeit, beliebig viele Nebenbücher zu erstellen und zu verwenden. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass jedes Nebenbuch auf die einzelne Position im Hauptbuch aufgerollt wird. Alle Zahlen müssen mit der Hauptbuchposition abgeglichen werden.
Die Position in einem Hauptbuch, die ein Nebenbuch darstellt, wird als Controlling-Konto bezeichnet. Das Controlling-Konto gibt alle Informationen vor, die in der Hauptbuchposition angegeben sind. Dies ist in computergestützten Abrechnungssystemen üblich. Wenn Unternehmen ein neues Nebenbuch einrichten, müssen sie festlegen, welches Kostenrechnungskonto das Hauptbuch abdeckt.
Kontenabstimmungen sind auch einfacher, wenn ein Unternehmen ein einzelnes Nebenbuch für seine Finanzinformationen erstellt. Buchhalter können herausfinden, welche Bücher fehleranfällig sind. Diese einzelnen Ledger werden dann für eine monatliche Abstimmung eingerichtet. Dabei wird die Hauptbuchsumme aus dem Nebenbuch in die Gesamtsumme zurückverrechnet. Unterschiede zwischen den beiden erfordern Nachforschungen, um Probleme zu erkennen und zu beheben.
Unternehmen müssen keine Nebenbücher zu ihren Hauptbuchsystemen hinzufügen. Die Verwendung einzelner Ledger ist lediglich ein Finanzdatenverwaltungssystem. Das Aufschlüsseln bestimmter Informationen hilft Stakeholdern in der Regel dabei, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu bewerten. Es bietet auch Transparenz für Kreditgeber und Investoren, die in die Bücher des Unternehmens schauen.
Es können zu viele Untereinheiten eines Hauptbuchs vorhanden sein. In diesem Fall verbringt ein Unternehmen viel Zeit damit, jedes einzelne Hauptbuch mit dem Hauptbuch abzugleichen. Wenn das einzelne Ledger Informationen enthält, die nicht auf Dauer fortbestehen, ist das Ledger nicht erforderlich. Dies führt zu einer Überprüfung des Ledgers, um sicherzustellen, dass dort keine Informationen gebucht werden, und der Saldo ist in jedem Abrechnungszeitraum null. In diesem Fall verbringen die Buchhalter mehr Zeit mit der Verwaltung eines leeren Hauptbuchs.