Hva er en Subledger?

En subledger er en underenhet til hovedboken. Underenheten inneholder mer detaljert informasjon enn hovedboken. For eksempel inneholder et selskaps hovedbok linjeposter for hver forskjellige forretningsaktiviteter. Linjepostene som representerer leverandørgjeld og kundefordringer, har imidlertid underboliger med tilleggsinformasjon. Disse tilleggsbokene har kontoer for hver enkelt person eller virksomhet som skylder selskapet penger eller har krav mot selskapets eiendeler.

Bruken av subledgers skaper en renere hovedbok. I stedet for å tette alle finansbøker i en hovedbok, kan bruk av tilleggsregister bidra til å skape en bedre rapporteringsprosess. Bedrifter har ofte muligheten til å opprette og bruke så mange utboere som de ønsker. Det eneste forbeholdet er at hver subledger ruller opp til den enkelte ordrelinjen i hovedboken. Alle tall må balansere mot hovedbokslinjeposten.

Linjeposten i en hovedbok som representerer en fremhersking er kjent som en kontrollerende konto. Kontrollkontoen dikterer all informasjon rapportert i hovedbokslinjeposten. Dette er vanlig i datastyrte regnskapssystemer. Når selskaper setter opp en ny subledger, må de diktere hvilken kontrollkonto som dekker hovedboken.

Avstemming av kontoer er også enklere når et selskap oppretter en individuell subling for sin økonomiske informasjon. Regnskapsførere kan skille ut hvilke reskontroer som er utsatt for feil og feil. Disse individuelle hovedbøkene blir deretter satt opp for en månedlig avstemming. Prosessen innebærer å ta hovedboks totalen og balansere den tilbake til totalen fra sugetgergen. Forskjeller mellom de to krever forskning for å oppdage og rette eventuelle problemer.

Selskaper oppfyller ikke krav om å legge subledgers til hovedbokssystemene sine. Å bruke individuelle hovedbøker er ganske enkelt et finansielt datastyringssystem. Å bryte ut viss informasjon hjelper typisk interessenter med å evaluere selskapets økonomiske helse. Det gir også åpenhet for långivere og investorer som ser på selskapets bøker.

Det er mulig å ha for mange underenheter av en hovedbok. Når dette skjer, bruker et selskap store mengder tid på å balansere hver enkelt hovedbok til hovedbok. Hvis den enkelte hovedbok inneholder informasjon som ikke fortsetter i evighet, er reskontro unødvendig. Dette vil føre til en gjennomgang av hovedboken for å sikre at ingen informasjon blir lagt ut der, og saldoen er null hver regnskapsperiode. Regnskapsførere bruker mer tid på å administrere en tom hovedbok når dette skjer.