Wat zijn boekhoudgegevens?
Boekhoudgegevens zijn een reeks financiële documentatie die een boekhoudkundige verklaring ondersteunt. Mensen gebruiken dergelijke gegevens om financiële overzichten en verklaringen op te stellen en auditoren kunnen deze controleren om de juistheid van een verklaring te bevestigen. Mensen met geschillen over hun rekeningen bij een bank of bedrijf kunnen ook vragen om boekhoudgegevens te bekijken om te bepalen hoe het bedrijf tot een bepaalde conclusie of saldo is gekomen. Deze informatie is onderworpen aan dagvaarding in gevallen waarin mensen vermoeden dat wangedrag verantwoordelijk is voor boekhoudproblemen.
Sommige bedrijven houden elektronische boekhoudgegevens bij. Personeel op de boekhoudafdeling voert financiële activiteiten in een elektronisch systeem uit en het systeem kan ook automatische activiteit tegenkomen. Wanneer iemand bijvoorbeeld een bankpas in de supermarkt haalt, gaat het signaal naar het boekhoudsysteem van de bank en vindt een automatische aanpassing plaats om de aankoop weer te geven. Er kunnen papieren exemplaren beschikbaar zijn om een back-up van de elektronische documentatie te maken.
Andere boekhoudgegevens zijn beschikbaar op papier. Dit kunnen zaken zijn als persoonlijke chequeboekjes, bonnetjes, enzovoort. Bedrijven met papieren documenten bewaren ze op een veilige locatie om verliezen te voorkomen en kunnen kopieën maken voor referentie en gemak zodat ze toegang hebben tot de informatie wanneer ze deze nodig hebben. Soms kunnen stappen worden ondernomen om deze gegevens te digitaliseren om ze gemakkelijker en gemakkelijker toegankelijk te maken, en sommige oude records kunnen worden opgeslagen op microfilm of in andere archiveringsformaten omdat de originele documentatie niet langer beschikbaar is.
De wet vereist dat mensen boekhoudgegevens gedurende een bepaalde periode bewaren, zoals zeven jaar. Na deze periode kunnen mensen ervoor kiezen om oude financiële gegevens te vernietigen of anderszins te vernietigen, hoewel veel bedrijven ervoor kiezen om deze te bewaren, omdat het in de toekomst waardevol kan zijn voor onderzoeken, vergelijkingsrapporten en andere activiteiten. Mensen zoals belastingcontroleurs en toezichthouders kunnen om volledige boekhoudgegevens vragen als ze zich zorgen maken over de jaarrekening en de informatie zelf willen verifiëren.
Bij het controleren van boekhoudgegevens letten mensen goed op duidelijke verschillen of verwarrende vermeldingen. Dit kan bewijs zijn van ontbrekende informatie, documentatie op papier die niet overeenkomt met verklaringen en andere tekenen van wangedrag of fouten. Wanneer iemand grote hoeveelheden boekhoudgegevens moet beoordelen, kan een team van mensen erbij betrokken zijn om het materiaal door te nemen en het werk van anderen dubbel te controleren om er zeker van te zijn dat niets aan hun auditactiviteiten ontsnapt.