Hva er regnskapsdata?

Regnskapsdata er et organ med økonomisk dokumentasjon som støtter en regnskapsoppgave. Folk bruker slike data for å utarbeide regnskap og erklæringer, og revisorer kan gjennomgå dem for å bekrefte nøyaktigheten av en uttalelse. Personer med tvister om sine kontoer i en bank eller et selskap kan også be om å se regnskapsdata for å avgjøre hvordan selskapet kom til en gitt konklusjon eller balanse. Denne informasjonen er gjenstand for stevning i tilfeller der folk mistenker at lovlig forseelse er ansvarlig for regnskapsmessige problemer.

Noen selskaper opprettholder elektroniske regnskapsdata. Personell i regnskapsavdelingen går inn i finansielle aktiviteter i et elektronisk system, og systemet kan også støte på automatisk aktivitet. For eksempel, når noen sveiper et debetkort i matbutikken, vil signalet reise til bankens regnskapssystem og en automatisk justering vil skje for å gjenspeile kjøpet. Harddiskkopier for å sikkerhetskopiere den elektroniske dokumentasjonen kan være tilgjengelige.

Andre regnskapsdata er tilgjengelige i papirformat. Dette kan omfatte ting som personlige sjekkbøker, kvitteringer og så videre. Bedrifter med papirjournaler lagrer dem på et sikkert sted for å forhindre tap og kan lage kopier for referanse og bekvemmelighet for å sikre at de får tilgang til informasjonen når de trenger den. Noen ganger kan det tas skritt for å digitalisere disse dataene for å gjøre det mer praktisk og enkelt å få tilgang til, og noen gamle poster kan lagres på mikrofilm eller i andre arkivformater fordi den originale dokumentasjonen ikke lenger er tilgjengelig.

Loven krever at folk oppbevarer regnskapsdata i en bestemt tidsperiode, for eksempel syv år. Etter denne perioden kan folk velge å makulere eller på annen måte ødelegge gamle økonomiske poster, selv om mange selskaper velger å oppbevare den, da det kan være verdifullt i fremtiden for undersøkelser, sammenligningsrapportering og andre aktiviteter. Folk som skatterevisorer og tilsynsmyndigheter kan be om full regnskapsdata hvis de har bekymringer for regnskap og ønsker å bekrefte informasjonen for seg selv.

Ved gjennomgang av regnskapsdata følger folk nøye med på tilsynelatende forskjeller eller forvirrende oppføringer. Dette kan inkludere bevis på manglende informasjon, dokumentasjon på papir som ikke samsvarer med uttalelser som er gitt, og andre tegn på urett eller feil. Når noen må gjennomgå store mengder regnskapsdata, kan et team av mennesker være involvert, for å gå gjennom materialet, i tillegg til å dobbeltsjekke andres arbeid for å sikre at ingenting slipper unna revisjonsvirksomheten.