Vad är redovisningsdata?

Redovisningsuppgifter är ett organ med finansiell dokumentation som stöder ett redovisningsuttalande. Människor använder sådan information för att utarbeta finansiella rapporter och förklaringar, och revisorer kan granska den för att bekräfta riktigheten av ett uttalande. Personer med tvister om sina konton i en bank eller ett företag kan också be att se redovisningsuppgifter för att avgöra hur företaget kom till en viss slutsats eller balans. Denna information är föremål för stämning i fall där personer misstänker att laglig förseelse är ansvarig för redovisningsproblem.

Vissa företag har elektroniska redovisningsuppgifter. Personal i bokföringsavdelningen går in i finansiell verksamhet i ett elektroniskt system och systemet kan också stöta på automatisk aktivitet. Till exempel, när någon sveper ett betalkort i mataffären, kommer signalen att resa till bankens bokföringssystem och en automatisk justering kommer att ske för att återspegla köpet. Hårdkopior för att säkerhetskopiera den elektroniska dokumentationen kan vara tillgängliga.

Andra bokföringsuppgifter finns i pappersformat. Detta kan inkludera saker som personliga checkböcker, kvitton och så vidare. Företag med pappersregister lagrar dem på en säker plats för att förhindra förluster och kan göra kopior för referens och bekvämlighet för att se till att de har tillgång till informationen när de behöver den. Ibland kan man vidta åtgärder för att digitalisera dessa data för att göra det mer bekvämt och lättillgängligt, och vissa gamla poster kan lagras på mikrofilm eller i andra arkivformat eftersom originaldokumentationen inte längre finns tillgänglig.

Lagen kräver att folk ska hålla redovisningsuppgifter under en viss tid, till exempel sju år. Efter denna period kan människor välja att makulera eller på annat sätt förstöra gamla finansiella poster, även om många företag väljer att behålla det, eftersom det kan vara värdefullt i framtiden för utredningar, jämförelserapportering och andra aktiviteter. Människor som skatterevisorer och tillsynsmyndigheter kan begära fullständiga redovisningsuppgifter om de har oro över finansiella rapporter och vill verifiera informationen själva.

När man granskar redovisningsuppgifter uppmärksammar människor påtagliga skillnader eller förvirrande poster. Detta kan innehålla bevis på saknad information, dokumentation på papper som inte stämmer med uttalanden och andra tecken på felaktigheter eller misstag. När någon måste granska stora mängder bokföringsdata kan ett team av människor vara involverade för att gå igenom materialet, liksom att dubbelkontrollera andras arbete för att se till att inget undviker deras granskningsaktiviteter.